Agile Project Management: Pengertian, Fungsi, Serta Tugasnya

Sudahkah kamu menerapkan metode agile project management dalam mengelola setiap proyek? Tidak ada salahnya untuk mencoba metode ini jika kamu belum pernah melakukannya. Agile project management adalah metode manajemen proyek yang efisien agar hasil pengerjaan produk mengalami perkembangan secara signifikan selama prosesnya.

Apa yang membuat agile project management lebih unggul daripada manajemen proyek biasa? Langsung simak saja pembahasan lengkapnya melalui artikel ini.

Pengertian Project Management

Ada baiknya kamu memahami terlebih dahulu pengertian project management sebelum membahas salah satu metodenya. Project management adalah proses pengelolaan seluruh aspek dari suatu proyek, termasuk perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan proyek sampai selesai.

Agile project management merupakan metode pengelolaan proyek yang berfokus pada kolaborasi, fleksibilitas, dan keterbukaan terhadap perubahan. Metode ini berasumsi bahwa setiap proyek pasti memiliki tingkat ketidakpastian (incertitude) yang tinggi sehingga membutuhkan pendekatan fleksibel untuk mengatasinya. Setiap anggota tim bekerja sama untuk menentukan prioritas dan mencapai tujuan bersama melalui pengembangan berkala.

Agile project management juga berfokus pada pengembangan produk berkualitas dan mampu memberikan nilai tambah bagi pelanggan. Prosesnya dilakukan melalui sprint singkat, tetapi mengalami pengembangan terus-menerus sampai produk sesuai spesifikasi yang ditentukan. Komunikasi dan retrospeksi sangat penting dalam metode ini untuk memastikan bahwa proyek berjalan lancar dan anggota tim mampu mengatasi masalah lebih cepat dan efektif.

Baca Juga: Apa Itu Jenjang Karier serta Contohnya

Fungsi Agile Project Management

Agile project management mempunyai sejumlah fungsi yang signifikan dalam penerapannya. Lihat penjelasan lengkapnya di bawah ini.

1. Berfokus Pada Pengguna

Agile project management berfokus pada kebutuhan klien atau pengguna. Mereka bisa memberikan umpan balik (feedback) sebagai bahan pengembangan produk dalam waktu singkat. Metode manajemen proyek ini juga lebih responsif jika kamu ingin mengembangkan fitur suatu produk.

2. Pembagian Kerja Lebih Efisien

Proses pengerjaan proyek berjalan lebih rapi dan sistematis jika menerapkan agile project management. Pekerjaan yang banyak bisa dibagi menjadi beberapa unit atau tugas yang lebih kecil. Koordinasi antar anggota tim pun berjalan lancar dan tidak ada pekerjaan yang tumpang tindih.

3. Interaksi Klien dan Project Manager Lebih Meningkat

Klien berpeluang besar untuk terlibat dalam manajemen proyek jika menerapkan agile project management. Alhasil, interaksi antara project manager dan klien pun meningkat sehingga mengurangi miskomunikasi.

4. Proyek Selesai Tepat Waktu

Pembagian kerja menjadi beberapa tugas kecil juga memungkinkan proyek bisa selesai sesuai jadwal yang telah ditentukan. Anggota tim akan bekerja lebih efisien dan produktif karena tidak perlu mengerjakan tugas lain yang bukan menjadi pekerjaannya.

5. Hasil Proyek Berkualitas

Pembagian tugas tentunya harus sesuai kapasitas dan keahlian yang dimiliki anggota tim. Mereka akan lebih fokus dalam mengerjakan tugas sehingga menghasilkan proyek yang berkualitas. Klien pun akan merasa puas melihat hasil kerja yang selalu mengalami peningkatan.

Baca Juga: Pengertian Transformasi Digital, Dampak, dan Cara Kerjanya

Tugas Project Manager

Project manager bisa diibaratkan seperti nakhoda kapal. Merekalah yang memimpin pengerjaan proyek dan memastikannya agar tetap berjalan lancar. Apa saja tanggung jawab yang dipikul seorang project manager?

1. Membuat Rencana Proyek

Perencanaan merupakan komponen manajemen yang penting sehingga tidak boleh lepas dari tugas project manager. Dalam langkah perencanaan, project manager menentukan anggaran, jadwal kerja (timeline), jangkauan (scope), tujuan, dan sumber daya yang ingin dicapai.

2. Membagi Pekerjaan kepada Tim

Project manager juga bertanggung jawab untuk memastikan agar setiap pekerjaan diberikan sesuai kapasitas dan kemampuan anggota tim. Pembagian tugas harus dibuat secara jelas supaya tidak ada tumpang tindih di antara setiap pekerjaannya. Project manager juga harus memantau perkembangan pengerjaan proyek agar berjalan sesuai timeline.

3. Menjaga Komunikasi Tim agar Efektif

Project manager harus memastikan agar proses komunikasi tetap berjalan secara efektif sehingga setiap anggota tim bisa menerima pesan yang tepat. Mereka pun mampu bekerja lebih produktif apabila memiliki seorang project manager yang komunikatif.

4. Melakukan Mitigasi Masalah dan Kritis

Kritis dan masalah sangat mungkin terjadi dalam pengerjaan proyek. Project manager harus mampu membuat langkah mitigasi terhadap ancaman tersebut agar tidak memengaruhi proses pengerjaan yang sedang berlangsung. Langkah mitigasi ini perlu dibuat ketika manajemen proyek berada dalam tahap perencanaan.

5. Membuat Laporan Akhir

Project manager juga bertanggung jawab untuk membuat laporan akhir dari suatu proyek yang dikerjakan. Laporan akhir ini akan diserahkan kepada pihak pemangku kekuasaan (stakeholder) untuk mengetahui kemajuan proyek yang dikerjakan. Laporan akhir biasanya berisi jumlah anggaran yang digunakan, kemajuan, dan hambatan dalam pengerjaan proyek.

Baca Juga: 5 Etika Profesi Akuntansi yang Harus Dimiliki Seorang Akuntan

Prinsip Agile Project Management

Agile project management tentu membawa manfaat yang besar dalam kelancaran pengerjaan proyek. Untuk menerapkannya, ada 12 prinsip agile project management yang perlu diikuti. Apa saja?

1. Memprioritaskan kepuasan klien melalui pengiriman awal dan berkelanjutan.
2. Bersiap terhadap perubahan persyaratan yang menyebabkan keterlambatan pengembangan serta memanfaatkan perubahan tersebut untuk keunggulan kompetitif.
3. Sering mengirimkan proyek kepada klien dalam skala waktu yang lebih pendek.
4. Setiap anggota tim harus saling bekerja sama selama pengerjaan proyek.
5. Memberikan lingkungan dan dukungan yang memotivasi anggota tim agar mereka bisa menyelesaikan pekerjaan.
6. Melakukan pembicaraan secara tatap muka karena merupakan metode efisien untuk menyampaikan informasi kepada tim yang berbeda.
7. Produk akhir merupakan ukuran utama kemajuan proyek.
8. Mempromosikan pembangunan berkelanjutan dan semua pemangku kepentingan (stakeholder) dapat mempertahankan kecepatannya.
9. Memantau secara terus-menerus terhadap keunggulan teknis dan desain produk yang baik.
10. Menyederhanakan jumlah pekerjaan agar tetap fokus pada tugas utama.
11. Persyaratan, arsitektur, dan desain terbaik berasal dari tim yang mampu melakukan manajemen diri.
12. Melakukan refleksi secara berkala agar pengerjaan proyek berjalan lebih efektif.

Baca Juga: Pelajari 6 Langkah Analisis Data yang Efektif

Langkah-langkah dalam Proses Agile Project Management

Ada lima langkah yang perlu dilakukan dalam metode agile project management, yaitu:

1. Perencanaan Proyek

Langkah perencanaan berguna untuk menentukan tujuan akhir proyek yang ingin dicapai. Tujuan ini harus bersifat luas agar kamu bisa memperkirakan perbaikan selama pengerjaan proyek berjalan.

2. Pembuatan Peta Jalan (Roadmap)

Roadmap merupakan peta ilustrasi fitur yang akan dibuat dalam produk akhir. Singkatnya, peta jalan bukanlah langkah perencanaan proyek, tetapi elemen yang ingin dimasukkan ketika membuat sebuah produk.

3. Perencanaan Perilisan

Kamu juga perlu merencanakan waktu yang tepat untuk mengirimkan prototipe atau elemen produk kepada klien. Tidak masalah jika produknya masih berupa prototipe karena bisa memudahkan proses pembaruan fitur setelah mendapat tinjauan dari klien.

4. Perencanaan Sprint

Sprint merupakan siklus desain jangka pendek yang diakhiri oleh proses perilisan. Buatlah rencana sprint secara rinci agar setiap anggota tim memiliki ekspektasi atau pencapaian tugas yang harus dikerjakan setiap harinya.

5. Rapat Harian

Oleh karena sprint dilakukan setiap hari, kamu harus mengadakan rapat harian sebelum memulai proses pengerjaan. Rapat harian membahas tentang keberhasilan dan tantangan pengerjaan proyek pada hari sebelumnya. Momen ini bisa menjadi peluang bagi project manager untuk mengingatkan anggota timnya mengenai tugas dan tujuan yang harus dicapai.

Kesimpulannya, agile project management adalah metode yang efektif untuk menjalankan sebuah proyek di perusahaan. Kamu perlu mencoba metode ini ketika mendapatkan proyek di bidang teknologi informasi. Selain memahami agile project management, kamu juga harus mengetahui langkah praktis menangani proyek yang berkaitan teknologi. Ikuti saja kursus Information System Project Management dari GreatNusa untuk mempelajari proses, teknik, dan tools yang dibutuhkan dalam proyek ini. Yuk, tingkatkan peluang kariermu sebagai project manager bersama GreatNusa!