Kanban: Pengertian, Manfaat, Fungsi, Serta Cara Menggunakannya

Kanban adalah pilihan tepat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mengelola proyek. Hal ini memungkinkan tim proyek untuk mencapai tujuan mereka dengan mudah dan memastikan bahwa pekerjaan dilakukan dengan baik.

Saat ini, kanban digunakan dalam berbagai industri, seperti software development, pemasaran, dan banyak lagi, karena kelebihan fleksibilitasnya dalam menyesuaikan dengan kebutuhan tim proyek. Dalam artikel ini, kami akan membahas secara lengkap mengenai pengertian kanban dan cara menggunakannya.

Apa Itu Kanban?

Kanban adalah  cara mengatur proyek dengan bantuan papan yang mudah dilihat untuk membuat pekerjaan lebih efisien dan efektif, dibuat untuk visualisasi tugas-tugas dan aliran pekerjaan. Tim proyek menggunakan papan tugas untuk memantau tugas-tugas dan memastikan bahwa pekerjaan dilakukan dengan efisien. Setiap tugas ditempatkan pada kolom tertentu pada papan tugas yang mewakili tahap proses, seperti "To-Do", "Doing", dan "Done". Hal ini memudahkan tim untuk memahami bagaimana tugas-tugas terkait dan memantau progres pekerjaan.

Kanban juga memperhatikan kapasitas tim dan mengatur tugas-tugas agar pekerjaan dilakukan tanpa kelebihan atau kekurangan. Hal ini membantu tim untuk bekerja dengan efisien dan efektif, sehingga mereka dapat mencapai tujuannya dalam waktu yang ditentukan.

Kanban dapat disesuaikan dengan kebutuhan tim proyek dan industri yang berbeda dan membuat kanban menjadi pilihan populer bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mengelola proyek.

Baca Juga: Pendekatan Waterfall dalam Manajemen Proyek

Apa Saja Manfaat Kanban?

Kanban memiliki banyak manfaat dalam pengelolaan proyek, beberapa manfaatnya antara lain:

1. Visualisasi Tugas

Visualisasi tugas adalah proses menampilkan informasi tugas atau pekerjaan dalam bentuk visual, seperti diagram, grafik, atau tabel. Dalam kanban, visualisasi tugas biasanya dilakukan melalui papan tugas, yang membantu tim proyek memahami bagaimana tugas-tugas terkait dan memantau progres pekerjaan secara mudah.

2. Fleksibilitas

Fleksibilitas tercapai melalui pengaturan tugas-tugas dan aliran pekerjaan, yang dapat disesuaikan dengan kondisi proyek dan industri yang berbeda. Fleksibilitas dalam kanban juga memungkinkan tim untuk memodifikasi cara kerja mereka sesuai dengan kebutuhan dan situasi yang berubah, sehingga memastikan bahwa proyek dapat selalu dilakukan dengan baik.

3. Komunikasi Lebih Baik

Komunikasi yang baik membantu tim proyek memudahkan aliran informasi antar anggota, selain itu juga memastikan bahwa tugas yang harus dilakukan dalam proyek tersebut benar-benar dilakukan dan bahwa setiap anggota tim memiliki informasi yang dibutuhkan untuk melakukan tugas dengan baik.

4. Kapasitas yang Terkendali

Kanban dapat memastikan bahwa tugas-tugas dilakukan tanpa kelebihan atau kekurangan, sehingga tim dapat bekerja dengan efisiensi.

5. Kualitas yang Lebih Baik

Kanban dapat membantu meminimalkan kesalahan dan memastikan bahwa tugas-tugas dilakukan dengan baik.

Baca Juga: 8 Cara Mengelola Stress Dan Emosi Negatif Di Tempat Kerja

Apa Saja Fungsi Kanban?

Kanban digunakan dalam manajemen proyek untuk membantu memastikan aliran kerja yang efisien dan terorganisir. Fungsi kanban lainnya dalam manajemen proyek adalah:

1. Mengelola Tugas dan Prioritas

Kanban membantu dalam menentukan tugas apa saja yang harus segera diselesaikan dan tugas apa yang harus ditunda.

2. Melacak Progres 

Tim proyek dapat melacak perkembangan tugas dan memastikan semuanya seiring dengan jadwal yang ditentukan dengan menggunakan kanban.

3. Mengoordinasikan Tugas

Kanban membantu memastikan bahwa setiap tugas diproses oleh orang yang tepat dan bahwa setiap tugas berkaitan saling terhubung.

4. Menghindari Tugas yang Telantar

Penggunaan kanban membantu tim proyek memastikan bahwa setiap tugas selesai tepat waktu dan tidak telantar.

5. Meningkatkan Kolaborasi

Kanban membantu dalam memastikan bahwa tim proyek bekerja sama dan saling berkoordinasi dalam menyelesaikan tugas.

6. Kontrol Visual

Kanban juga memiliki fungsi sebagai alat untuk memantau akurasi, lokasi, dan aliran komponen. Operator atau tim produksi dapat mengerti informasi di dalamnya dengan melihat secara tampilan. Oleh karena kanban bergerak bersama komponen, komponen tanpa kanban pun lebih mudah untuk dikenali.

Baca Juga: 7 Manfaat Manajemen Waktu Dalam Dunia Kerja

Apa Saja Jenis Kanban?

Terdapat dua jenis kanban yang banyak digunakan dalam perusahaan, yaitu:

1. Kanban Pengambilan

Kanban pengambilan adalah jenis kanban yang menjelaskan atau menentukan jenis dan jumlah produk yang harus diambil oleh proses berikutnya dari proses sebelumnya. Ini mengarahkan produksi dan memastikan bahwa produk dapat diterima dan diproses dengan tepat waktu.

2.Kanban Perintah Produksi

Kanban perintah produksi adalah jenis kanban yang berfungsi untuk menjelaskan atau menspesifikasikan jenis dan jumlah produk yang harus dibuat. Kanban ini bertindak sebagai perintah bagi proses produksi untuk memproduksi komponen atau bahan baku sesuai dengan jumlah dan jenis yang ditentukan.

Baca Juga: Jiwa Kepemimpinan: Pengertian, Manfaat, Cara Melatihnya

Bagaimana Cara Menggunakan Kanban?

Berikut ini adalah langkah-langkah cara menggunakan kanban:

1. Membawa Kanban dan Palet

Operator produksi pergi ke gudang dengan membawa kanban pengambilan dan palet kosong.

2. Cabut Kanban Perintah Produksi

Kemudian, operator mengambil barang/komponen dari gudang dan melepaskan/mencabut kanban perintah produksi dari unit fisik.

3. Ganti Kanban

Kanban perintah produksi digantikan dengan kanban pengambilan dan ditempelkan pada unit fisik yang diambil.

4. Pemeriksaan

Operator melakukan pemeriksaan kebenaran spesifikasi barang dan jumlah. Selanjutnya, unit fisik dan kanban bergerak bersama saat diolah dalam proses produksi.

5. Simpan Kembali di Gudang

Setelah proses selesai, unit fisik dan kanban perintah produksi disimpan di gudang.

Apakah kamu berniat untuk mengaplikasikan strategi manajemen dalam perusahaannmu? Pelajari topik ini secara lebih mendalam dengan mengikuti kursus proyek manajemen dari GreatNusa. Memiliki pemahaman yang komprehensif tentang proses manajemen strategi akan membantu perusahaan kamu mencapai tujuannya. Mari gabung bersama kami sekarang juga!