Penggunaan prinsip manajemen proyek pada dasarnya bukan hanya berlaku dalam hubungan antara perusahaan sebagai tim pelaksana atau klien dengan pihak ketiga. Manajemen proyek juga dapat diterapkan oleh pihak internal dalam suatu organisasi dalam menyelesaikan penugasan tertentu. 

Nah, implementasi manajemen proyek pada internal organisasi bergantung pada orientasi dan tingkatan manajemen. Namun, pada pembahasan kali ini kita tidak membicarakan hal itu melainkan lebih kepada bagaimana sih fungsi manajemen proyek dalam sebuah perusahaan? 

Memastikan Proyek Berjalan Secara Terfokus 

Kita langsung masuk ke pembahasan poin pertama mengenai fungsi manajemen proyek dalam sebuah perusahaan, yakni untuk memastikan agar proyek berjalan secara terfokus.

Sebagaimana kita ketahui bahwa masing-masing proyek memiliki tujuan dan spesifikasi yang mungkin berbeda dari proyek lainnya. Pencapaian tujuan merupakan parameter penting yang menentukan sejauh mana tingkat keberhasilan penyelesaian suatu proyek. 

Oleh sebab itu, tim pelaksana proyek biasanya akan secara spesifik melakukan penugasan berdasarkan tujuan yang ingin dicapai dan ketentuan lain yang harus dipenuhi agar dapat meningkatkan keberhasilan penyelesaian proyek. 

Dalam melakukan hal tersebut, terdapat dua fungsi manajemen proyek yang harus dijalankan oleh tim pelaksana, antara lain:

1. Fungsi Scoping 

Dikutip dari beberapa sumber, fungsi scoping dalam manajemen proyek diartikan sebagai suatu kegiatan membuat batasan-batasan ranah pekerjaan agar suatu proyek dapat terselesaikan. Sederhananya, kegiatan ini meliputi penyusunan kegiatan yang boleh dan tidak boleh dilakukan selama penugasan. 

Fungsi scoping perlu dilakukan agar kita dapat lebih fokus menyelesaikan penugasan tanpa perlu mengkhawatirkan tentang hal-hal yang sebenarnya bukan menjadi bagian yang harus kita kerjakan. Selain itu, adanya fungsi scoping dapat membantu kita dalam menggunakan waktu, serta mengerahkan pikiran dan tenaga secara efektif dan efisien. 

2. Fungsi Planning 

Salah satu tahap penting dalam manajemen proyek adalah membuat perencanaan (planning). Fungsi planning dalam manajemen proyek diartikan sebagai serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan identifikasi tujuan penugasan, mengurangi peluang munculnya risiko, serta mengantisipasi munculnya hal-hal tak terduga yang dapat menghalangi pemenuhan penugasan. 

Aktivitas perencanaan perlu dilakukan dengan didasari oleh beberapa pertimbangan berikut ini:

• Pemahaman mengenai masalah yang dihadapi, tujuan yang ingin dicapai, dan sumber daya yang tersedia; 
• Program kegiatan konkret seperti apa yang dapat menjawab permasalahan yang sedang dihadapi; dan 
• Kemungkinan risiko seperti apa yang nantinya akan timbul selama penugasan serta bagaimana langkah untuk mengantisipasi hal tersebut.

Baca Juga: Perencanaan Karir: Pengertian, Tujuan, dan Contohnya

Memastikan Pekerjaan Sesuai Dengan Deadline dan Target 

Kedua, fungsi manajemen proyek dalam perusahaan adalah untuk memastikan bahwa suatu pekerjaan atau penugasan dapat diselesaikan sesuai dengan deadline dan target yang telah ditetapkan sebelumnya. 

Agar dapat menjalankan fungsi tersebut, maka terdapat tiga hal yang harus dilakukan oleh tim pelaksana, antara lain: 

1. Membuat Perkiraan (Estimating) 

Pertama, hal yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa suatu pekerjaan sesuai dengan deadline dan target adalah membuat perkiraan yang mencakup nominal biaya proyek secara terperinci, sumber daya yang dibutuhkan, serta durasi penyelesaian proyek. 

Perkiraan ini nantinya akan menjadi pedoman yang harus dipegang oleh pihak pelaksana proyek sepanjang menjalankan penugasan agar bagaimanapun caranya mereka harus dapat memanfaatkan waktu dan sumber daya seefisien mungkin.

Apabila terdapat hal-hal tak terduga yang membuat tim pelaksana gagal memenuhi ekspektasi penugasan dari segi waktu dan sumber daya, maka perkiraan ini perlu dievaluasi - apakah sudah benar-benar dibuat sesuai dengan pertimbangan perencanaan atau tidak. 

2. Menyusun Daftar Kegiatan (Scheduling) 

Kegiatan ini meliputi penyusunan daftar kegiatan mulai dari awal hingga akhir secara detail, durasi ideal masing-masing kegiatan, serta siapa yang bertindak sebagai penanggungjawab. 

Dengan adanya susunan daftar kegiatan yang jelas, maka diharapkan penugasan menjadi semakin jelas bagi masing-masing anggota tim pelaksana serta ada alur pertanggungjawaban yang jelas apabila ada pekerjaan yang belum terselesaikan maupun kendala yang harus dihadapi oleh anggota pelaksana.  

Tak hanya itu, susunan daftar kegiatan ini juga dapat membantu tim pelaksana dalam menyusun strategi agar dapat melakukan manajemen waktu dengan baik. Bagaimanapun, manajemen waktu merupakan kunci penting yang memegang keberhasilan manajemen proyek. 

3. Konfirmasi Peran (Organizing)

Setelah pembagian daftar kegiatan dan siapa saja anggota tim yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut, maka hal terakhir yang perlu dilakukan agar penugasan dapat diselesaikan dengan tepat sesuai deadline dan target ialah memastikan bahwa masing-masing anggota tim memahami tanggung jawab mereka. 

Pemahaman anggota tim terhadap bagian masing-masing dalam suatu proyek sangat penting untuk mencapai koordinasi anggota yang baik, membantu leader tim dalam menggerakkan fungsi manajemen proyek, serta menyamakan pemikiran dan visi dari masing-masing anggota tim. Dengan demikian maka tujuan proyek akan menjadi lebih mudah tercapai. 

Baca Juga: Mengenal Apa Itu Perencanaan Agregat yang Dibutuhkan Dalam Bisnis

Memprediksi dan Mengantisipasi Masalah yang Mungkin Muncul

Terakhir, manajemen proyek juga berfungsi untuk memprediksi dan mengantisipasi masalah yang mungkin muncul selama masa pengerjaan suatu proyek. Sebagaimana kita ketahui, masalah dalam proyek bisa muncul kapan saja apa pun penyebabnya. 

Namun tugas kita adalah memastikan agar masalah tersebut tidak sampai menghalangi pengerjaan tugas, dan apabila sampai menghalangi, maka kita perlu mengambil keputusan untuk menyelesaikan persoalan tersebut supaya proyek tetap dapat terealisasi. 

Agar dapat mencapai fungsi tersebut maka terdapat tiga hal yang perlu dilakukan, antara lain:

1. Mengarahkan Tim (Directing)

Apabila terdapat suatu masalah yang muncul selama penugasan, tentunya sebagai pemimpin, leader tim pelaksana harus dapat mengambil tindakan agar penugasan tetap dapat berjalan sebagaimana mestinya. 

Tiga hal yang harus dilakukan sebagai seorang leader saat menghadapi benturan masalah adalah memberi instruksi pada anggota tim, memberikan bimbingan agar anggota tim dapat menyelesaikan masalah mereka sendiri, serta membentuk komunikasi tim yang efektif agar ia mengetahui sejauh mana permasalahan tersebut akan berdampak terhadap penugasan. 

Kepemimpinan merupakan aspek yang memegang peranan penting dalam mengarahkan tim. Seorang pemimpin tim harus dapat mengambil keputusan yang tepat dari segi waktu dan tindakan dengan mempertimbangkan kapasitas anggota tim. 

2. Mengendalikan Pekerjaan (Controlling)

Apabila suatu permasalahan sudah tidak lagi dapat ditangani oleh anggota tim, maka mau tidak mau leader tim harus turun tangan untuk melakukan pengendalian seluruh pekerjaan dan memastikan semuanya berjalan sesuai rencana, baik dari segi waktu maupun sumber daya yang dibutuhkan selama proses pengerjaan. 

Tak hanya saat ada masalah, manajer proyek juga perlu menjalankan peran mereka dalam memantau setiap aktivitas terkait penugasan dengan menggunakan alat ukur berupa matriks untuk memastikan proyek berjalan sesuai dengan deadline dan spesifikasi yang telah ditentukan dengan klien. 

Baca Juga: Menentukan Fokus dan Prioritas dalam Task Management

3. Evaluasi

Terakhir, seorang leader tim atau manajer proyek harus melakukan kegiatan evaluasi yang meliputi penilaian kinerja anggota tim berdasarkan hasil akhir proyek yang telah berhasil dijalankan. 

Berdasarkan hasil evaluasi ini, mungkin ada masukan yang akan sangat berarti untuk penyelesaian proyek lain yang serupa di masa mendatang atau pembelajaran lain yang dapat disampaikan untuk menambah wawasan anggota tim. 

Fungsi manajemen proyek yang tepat memegang peran krusial dalam keberhasilan setiap pekerjaan. Oleh karena itu diperlukan kerja sama semua anggota tim untuk memastikan kelancaran fungsi-fungsi yang sudah ditentukan.

Ingin tahu lebih banyak tentang manajemen proyek? GreatNusa menyediakan kelas menarik yang membahas tentang Information System Project Management. Melalui kursus online ini, kamu akan mempelajari proses, tools, teknik, serta areas of knowledge dalam mengelola proyek IT.