Improvement: Pengertian, Ciri, Tujuan, dan Manfaatnya Bagi Karyawan

Improvement adalah upaya perusahaan untuk mengidentifikasi performa karyawan dan mengoptimalkannya. Proses ini merupakan bagian dari manajemen SDM yang dilakukan untuk memajukan performa. Singkatnya, kita sebut improvement membantu untuk me-review performa dan meningkatkannya.

Setiap perusahaan selalu menerapkan metode yang tepat untuk membantu karyawannya bekerja secara efisien. Artikel di bawah ini mengulas lebih luas tentang improvement, termasuk ciri, tujuan, dan aspek lainnya.

Ciri-Ciri Improvement

Membahas improvement tentu saja kita akan mengaitkannya dengan sebuah kemajuan, atau proses yang dilakukan secara berkelanjutan demi sebuah sasaran. Dalam menerapkannya terdapat ciri-ciri yang diketahui sebagai berikut.

1. Berorientasi pada Tujuan

Improvement memiliki tujuan yang jelas. Artinya, memiliki sebuah sasaran yang ingin dicapai. Dan, berhubungan dengan itu, improvement berorientasi pada sebuah kemajuan dari tujuan yang ditindaklanjuti.

2. Berkelanjutan

Ciri-ciri yang lain adalah berkelanjutan. Artinya, akan tetap mengevaluasi dan menjaga performa yang baik pada setiap kemajuan. Hal ini berhubungan dengan kualitas yang tetap ingin ditingkatkan. 

3. Dilakukan Bersama-sama

Sinergi dalam mencapai tujuan sangatlah penting. Hal ini adalah sebuah hubungan yang harmonis dan membawa dampak positif. Di lain pihak, suatu hal yang dilakukan secara bersama-sama akan membangun kekompakan dalam tim.

4. Berbasis Data dan Fakta

Data adalah keterangan informasi berdasarkan pengamatan. Melakukan improvement harus disertai dengan data dan fakta yang akurat. Kegunaannya adalah mengetahui kebutuhan dan memahaminya. 

Menggunakan data akan memudahkan dalam menerapkan langkah yang sistematis untuk mencapai tujuan. Langkah yang diterapkan tentu sesuai dengan permasalahan. Itulah mengapa menggunakan basis data yang akurat sangat penting.

5. Dilakukan secara Sistematis

Ciri-ciri yang terakhir adalah langkah sistematis. Artinya, menjabarkan dan merumuskan langkah yang tepat sehingga membentuk sebuah sistem terpadu untuk melakukan improvement. Menggunakan sebuah sistem terpadu akan mempercepat penerapan teknisnya, dan lebih tertata atau terorganisasi.

Tujuan dari Improvement

Setelah mengetahui ciri-ciri improvement, adapun tujuan untuk memperoleh sebuah solusi yang tepat dan sesuai bagi masalah yang ditemukan. Solusi akan disajikan dalam bentuk modifikasi sistem yang memadai dan beragam. Simak tujuan dari improvement berikut ini.

1. Meningkatkan Kinerja

Proses untuk meningkatkan kinerja merupakan tujuan pertama yang dapat kita ketahui. Di mana sebuah perusahaan ingin meningkatkan kinerja pada proses bisnis, produk dan layanan, maupun karyawan. Hal tersebut telah melalui beberapa tahap dan berdasarkan evaluasi secara berkala.

Metode ini akan memberikan gambaran yang jelas mengenai bagian mana yang tidak optimal, dan cara apa yang dilakukan untuk memperbaikinya. Tujuannya agar meningkatkan kinerja, dan mendorong untuk mengoptimalkan performa.

2. Memperbaiki Proses Bisnis

Metode perencanaan ini dilakukan untuk mengevaluasi proses bisnis. Mulai dari prosedur, alur kerja, hingga pertumbuhan bisnis. Proses ini adalah perbaikan secara menyeluruh yang mengeliminasi kekurangan, kemudian memberikan keuntungan terhadap perusahaan.

Perbaikan ini dimulai dengan mengelola perbaikan agar dapat mengelola proses bisnis tersebut, baik proses internal maupun proses eksternal agar lebih optimal. Setidaknya ada 5 tahap dalam mengartikan proses bisnis krisis. 

Tahapan tersebut dapat diurutkan sebagai berikut. Menyeleksi process owner, menentukan batas perbaikan, membentuk dan melatih tim perbaikan, memajukan model perbaikan, dan yang terakhir menentukan ukuran keberhasilan.

Berikutnya adalah pemahaman proses bisnis yang bertujuan untuk memahami semua fungsional secara mendalam. Pemahaman tersebut dapat dimengerti melalui beberapa tahap.

Tahapan tersebut dapat diurutkan sebagai berikut. Menyusun bagan alir proses, memahami hubungan dengan sebuah proses yang berjalan, lakukan analisis waktu saat proses, lakukan perbaikan yang segera, dan yang terakhir adalah penyelarasan proses dan prosedur.

Selain itu adapun langkah untuk penyederhanaan proses. Tujuannya memangkas waktu proses, lakukan standardisasi, kemudian perbarui prosesnya. Metode ini agar penerapan improvement menjadi efisiensi.

Dalam penyederhanaan proses terdapat 6 tahap yang diketahui sebagai berikut. Mempermudah proses, penentuan proses yang diinginkan, memangkas birokrasi, peralatan yang diperbarui, seragamkan proses, dan memangkas waktu proses.

Adapun cara untuk menilai dan mengontrol proses bisnis. Metode ini untuk peninjauan dan menilai estimasi dari sasaran yang ingin dicapai perusahaan. Dalam prosesnya terdapat 3 tahap sebagai berikut.

Mengelaborasi pengukuran proses dan sasaran, menyiapkan sistem umpan balik, dan lakukan pengecekan proses secara bertahap.

Cara terakhir untuk memperbaiki proses bisnis adalah continuous improvement. Tujuannya adalah mencapai penerapan proses perbaikan yang beragam. Seperti mengubah, mengeliminasi, atau menambahkan prosesnya.

Dalam bagian ini terdapat 5 tahap sebagai berikut. Mengevaluasi imbas perubahan terhadap bisnis dan pelanggan, menggolongkan proses, mencari dan mengeliminasi masalah, lakukan studi banding proses, dan pengecekan kualifikasi berulang.

Baca Juga: 7 Ciri-Ciri Etos Kerja yang Harus Dimiliki Oleh Seorang Pemimpin

3. Meningkatkan Kepercayaan Diri Karyawan

Rasa percaya diri yang tinggi mencerminkan pola pikir yang positif. Dalam hal ini, improvement di lingkungan kerja dapat membangun kepercayaan diri karyawan. Perubahan ini dinilai melalui evaluasi dan perbaikan pada metode kerja hingga kualitas hasil kerja mereka.

Karyawan yang memahami kekurangan, didorong untuk memperbaikinya agar efektif dalam bekerja. Ini adalah salah satu cara untuk meningkatkan kepercayaan diri. Mereka akan merasa puas ketika mampu memperbaiki kekurangannya.

4. Meningkatkan Keefektifan Organisasi

Perbaikan yang diatur secara berkala mendatangkan hasil yang beragam. Manfaat ini akan berpengaruh terhadap keefektifan organisasi dan prosesnya. Termasuk memperbaiki standar kerja serta proses kerjanya.

Proses menemukan masalah dan mengeliminasi masalah, serta standar yang diperbarui dan prosesnya, akan meningkatkan hasil kerja. Selain itu, menggunakan peralatan yang tepat juga berpengaruh terhadap keefektifan sebuah organisasi. 

5. Meningkatkan Kualitas Produk atau Layanan

Perbaikan tidak hanya terfokus pada sebuah sistem, tetapi juga pada produk atau layanan. Jika sebuah produk dinilai buruk, akan menyebabkan dampak yang negatif bagi perusahaan. Dan, pendapat dari konsumen juga dapat memengaruhi kualitas produk.

Untuk meningkatkan kualitas produk, harus mengetahui masalah dan mengeliminasi masalah tersebut. Kemudian ubah prosesnya menggunakan pendapat konsumen dan lakukan perbaikan.

Baca Juga: 9 Contoh Analisis Perilaku Konsumen untuk Digital Marketing

Manfaat dari Improvement Bagi Karyawan

Manfaat improvement dapat dinilai dari performa karyawan yang makin baik melalui tahapan evaluasi dan perbaikan berkala. Berikut manfaat dari improvement yang lebih luas bagi karyawan.

1. Meningkatkan Kompetensi

Upaya ini ditindaklanjuti berdasarkan hasil evaluasi berkala. Di mana, hal tersebut memberikan gambaran yang jelas tentang kelemahan dan kekurangan karyawan. Tentu perusahaan sangat menginginkan karyawan dengan kompetensi yang baik untuk melaksanakan tugasnya.

Maka, setelah mengetahui permasalahannya, segera lakukan perbaikan. Caranya melalui pelatihan skill yang sesuai dengan lingkup pekerjaannya. Setelah melakukan perbaikan, tinjau secara berkala dan ukur kualitas kerjanya. Sampaikan penilaian yang sesuai dan jika dirasa masih kurang, ulangi prosesnya.

2. Meningkatkan Kepercayaan Diri

Kepercayaan diri juga menjadi sebuah bagian yang tidak terpisahkan dari kompetensi. Artinya, dengan memiliki kemampuan yang baik, rasa percaya diri juga akan sama baiknya. Cara mengukurnya berdasarkan seberapa banyak tugas yang dibebankan atau dipercayakan terhadap dirinya.

Mengetahui hal tersebut, meningkatkan kompetensi sama halnya akan meningkatkan rasa percaya diri. Melalui perbaikan berkala yang teratur serta penilaian yang akurat, rasa percaya diri akan tumbuh dengan sendirinya.

Lakukan segera proses perbaikan berdasarkan kebutuhannya, dan nilai kinerjanya. Berikan tugas yang sesuai pengetahuannya kemudian evaluasi secara berkala agar meningkatkan kemampuannya. Makin banyak terlibat dan menyelesaikan tugas yang diterima, rasa percaya dirinya akan terbangun.

3. Meningkatkan Peluang Karier

Perbaikan berkala tidak hanya untuk tingkatkan percaya diri saja, tetapi bisa juga untuk peluang karier yang cemerlang. Mengapa demikian? Karena makin banyak terlibat dan mampu untuk menyelesaikan tugasnya dengan benar, potensi untuk promosi jabatan juga sangat besar.

Jadi, kemampuannya baik, rasa percaya dirinya meningkat, kariernya juga ikut berkembang. Ini adalah sebuah siklus yang dihasilkan dari improvement secara teratur. Dengan begitu, bisa dipahami bahwa improvement memengaruhi semua fungsional dan yang terlibat di dalamnya.

4. Meningkatkan Kepuasan Kerja

Kepuasan kerja dapat diukur dari kualitas kerja karyawan. Dari perbaikan secara terus-menerus, akan berdampak terhadap kualitas hasil kerja. Di mana, hal itu membawa rasa puas yang memiliki nilai tertentu.

Nilai tersebut sebagai reward dari kualitas hasil kerja. Itu artinya, improvement membantu karyawan untuk mencapai sebuah sasaran dan menciptakan rasa puas terhadap pencapaian tersebut.

5. Meningkatkan Kesejahteraan Finansial

Pengetahuan yang memadai dapat meningkatkan kesejahteraan finansial. Tentu saja berkaitan dengan improvement. Contohnya karyawan yang memiliki kemampuan terlatih dan baik tentang sebuah hal yang dibutuhkan perusahaan, dapat dipromosikan untuk mengemban jabatan tertentu.

Baca Juga: 6 Manfaat Digital Marketing untuk Perkembangan Bisnismu

Cara Menerapkan Improvement

Improvement memiliki tujuan untuk menciptakan solusi terbaik yang tepat. Setelah memahami banyak hal yang berkaitan dengan improvement, sekarang kita akan membahas bagaimana cara menerapkannya.

1. Mengidentifikasi Masalah atau Tantangan

Secara umum identifikasi masalah adalah proses untuk menjelaskan dan membuat penjelasan yang terukur terhadap suatu masalah. Begitu juga dalam menerapkan improvement, harus ada identifikasi yang menjabarkan secara merata sebuah permasalahan.

2. Merancang Rencana Improvement

Langkah selanjutnya adalah rumuskan solusi perbaikan yang teratur dalam bentuk matriks sehingga memudahkan untuk menentukan solusi mana yang lebih tepat. Kemudian rencanakan lebih dari satu solusi agar dapat mengukur tingkat keberhasilannya.

3. Melaksanakan Rencana Improvement

Terapkan perbaikan pada bagian yang bermasalah sesuai dengan data. Kemudian lakukan pemantauan dan ukur hasilnya berdasarkan data yang didapatkan dalam periode waktu tertentu, misal dalam 1 bulan atau 3 bulan.

4. Mengevaluasi Hasil dan Proses

Lakukan evaluasi dari hasil pengukuran yang didapatkan, apakah sasaran yang ingin dicapai sudah terpenuhi atau tidak? Jika sasaran belum tercapai, lakukan identifikasi dan ulangi proses. Langkah terakhir yang dilakukan adalah standardisasi, setelah itu identifikasi masalah baru dan terapkan continuous improvement untuk meningkatkan kualitas.

Improvement merupakan alat bantu yang terukur untuk sebuah permasalahan. Banyak hal yang dapat dicapai dengan menerapkannya di sebuah organisasi atau perusahaan. Dengan demikian, kita sudah memahami secara menyeluruh tentang improvement.

Setelah mengetahui secara luas apa itu improvement, kamu juga bisa mempelajarinya lebih dalam lagi bersama GreatNusa. Jangan tunda lagi kesempatan untuk menjadi ahli dalam metode peningkatan berkelanjutan karena ada GreatNusa yang akan membantu kamu dengan menyediakan berbagai modul serta kursus yang dapat kamu pilih sesuai kebutuhan. Hubungi kami sekarang untuk mendaftarkan diri kamu dalam salah satu kursus yang dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan diri!