Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam keberlangsungan hidup manusia, tak terkecuali dalam dunia bisnis. Komunikasi menjadi salah satu kunci dalam proses koordinasi yang melibatkan berbagai lapisan dalam struktural fungsional perusahaan, mulai dari atasan hingga bawahan. Namun, bisa saja dalam prosesnya terjadi sebuah ketidaklancaran informasi, sehingga komunikasi justru menjadi bumerang yang mengacaukan proses kerja. Inilah yang kemudian disebut dengan apa itu miskomunikasi. 

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, miskomunikasi atau juga disebut miskonsepsi memiliki arti salah penerimaan atau salah penangkapan dari suatu komunikasi. Sebut saja si A menyampaikan suatu pesan, ide, maupun gagasan kepada si B. Namun ternyata apa yang disampaikannya tadi tidak diterima dan dicerna secara sempurna sehingga terjadilah kesalahpahaman tentang informasi tersebut. Hal semacam ini adalah bentuk miskomunikasi yang jika dibiarkan bisa mengganggu proses bisnis suatu perusahaan. 

Apa Itu Proses Komunikasi dan Miskomunikasi?

Perlu diketahui bahwa istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu “communicare” yang berarti “menyampaikan”. Jadi, komunikasi dapat diartikan sebagai sebuah proses interaksi menyampaikan makna dengan menggunakan beberapa media, seperti tanda, simbol dan aturan semiotika yang dapat dipahami antar kedua belah pihak. Jika demikian, maka dapat dipahami bahwa pengertian komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi, ide, atau gagasan yang dilakukan secara langsung (verbal) ataupun tidak langsung (nonverbal). 

Baca Juga: 4 Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

Ketika komunikasi digambarkan sebagai pertukaran informasi antara pengirim dan penerima, maka dalam prosesnya terdapat tahapan-tahapan berikut. 

1. Pengirim Mempunyai Ide

Langkah awal, pengirim informasi memiliki ide yang akan disampaikan. Umumnya, ide atau gagasan yang masih ada dalam benak atau pikiran ini dipengaruhi oleh faktor dan latar belakang yang kompleks pada sang pemilik ide. Termasuk, suasana hati serta keadaan atau situasi yang tengah dialami. 

2. Pengkodean Ide

Yang dimaksud dengan pengkodean ide adalah proses perubahan sebuah ide menjadi simbol atau tanda agar lebih mudah dipahami dan dimengerti oleh calon penerima pesan dengan jelas. Dalam prosesnya, seorang komunikator haruslah cermat dalam mengemas sebuah ide agar para penerima pesan tidak salah paham terkait maksud dan tujuan ide itu disampaikan. Jika penerima ide salah dalam menangkap makna suatu pesan atau simbol, maka terjadilah yang disebut dengan miskomunikasi yang akan merugikan kedua belah pihak.

3. Penyampaian Pesan Melalui Media

Pada tahap ini, pemilihan media komunikasi menjadi penting untuk diperhatikan. Media komunikasi haruslah sesuai dengan sifat pesan dan efektivitas sebuah informasi dapat diterima dengan baik. Misal, untuk pesan pendek, kamu bisa menyampaikannya secara lisan atau dengan bahasa tubuh tertentu yang bisa dipahami. Sedangkan untuk pesan yang lebih panjang, akan lebih efektif jika dikomunikasikan secara tertulis.

4. Penerimaan ide

Setelah pesan terkirim melalui media komunikasi yang tepat, maka secara otomatis akan diterima oleh si penerima. 

5. Menafsirkan Pesan 

Proses selanjutnya adalah menafsir atau menginterpretasi pesan yang telah diterima. Langkah ini bisa dibilang paling penting dalam suatu proses komunikasi terutama dari sisi penerima pesan. Tak lain, karena berkaitan dengan pemahaman atas apa yang telah diterima. Pada prosesnya, hal yang berpengaruh sekaligus sangat menentukan dalam memahami sebuah pesan adalah jenis jalur komunikasi yang digunakan. Karena di sanalah letak jembatan dua pikiran yang berusaha memahamkan dan memahami.

6. Umpan Balik

Sederhananya, umpan balik adalah tanggapan atau respons. Penerima pesan dapat memberi respons atas pesan yang diterimanya jika dia mampu menafsirkan hasil informasi menjadi sebuah pemahaman utuh. Sebaliknya, penerima pesan cenderung akan diam tanpa respons apabila pesan yang didapatinya sulit untuk ditafsir dan dipahami.

Nah, dari alur atau tahapan tersebut, dapat dilihat bahwa dalam proses komunikasi memang memungkinkan terjadinya kesalahpahaman informasi atau yang lazim disebut apa itu miskomunikasi. Terlepas dari media komunikasi apa pun yang digunakan, entah itu lisan, tulisan, bahasa tubuh, ataupun media elektronik dan sosial. 

Apa Saja Faktor Penyebab Terjadinya Miskomunikasi?

Setidaknya, ada beberapa faktor yang menjadi pemicu terjadinya miskomunikasi, yaitu;

1. Kurangnya pemahaman atas konteks

Dalam interaksi sosial, pemahaman atas konteks menjadi sangat perlu dikarenakan menyangkut tentang keselarasan arah komunikasi yang dijalin. 

2. Adanya asumsi

Asumsi dapat diartikan sebagai sebuah landasan berpikir yang cenderung dianggap benar. Dalam komunikasi, asumsi menjadi bermasalah ketika suatu hal dianggap benar namun tidak pernah dikonfirmasi, dan itu terjadi pada setiap tahap siklus komunikasi. 

3. Ketidakjelasan atau Ambiguitas

Ketidakjelasan dan ambiguitas dapat terjadi ketika asumsi kurang tepat. Hal ini didasari oleh pesan yang tidak sepenuhnya tersampaikan oleh komunikator atau bisa jadi penerima pesan yang abai mengajukan pertanyaan klarifikasi. 

Baca Juga: Ini Peran dan Hal-Hal yang Termasuk dalam Etika Komunikasi di Tempat Kerja

4. Kelebihan Informasi

Faktanya, adanya informasi yang berlebihan juga bisa menyebabkan terjadinya miskomunikasi. Hal ini karena banyaknya informasi justru bisa membuat inti ide atau pesan terlewatkan. 

Bagaimana Cara Mengatasi Miskomunikasi?

Miskomunikasi tentu tak boleh dibiarkan begitu saja. Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengatasi terjadinya miskomunikasi, yaitu:

1. Akui bahwa Ada Masalah dan Bicarakan

Ketika terjadi miskomunikasi, itu artinya kamu sedang berada dalam masalah. Segera lakukan evaluasi, dan ambil tindakan untuk mengatasinya. Bicarakan hal tersebut dengan rekan kerja serta pihak-pihak yang terlibat, guna membangun kembali komunikasi tim yang baik. 

Baca Juga: Mengenal Apa Itu Interpersonal Skill Dalam Organisasi

2. Bersikaplah Tenang

Ketika terjebak dalam sebuah masalah, usahakan kamu untuk tetap tenang. Tak perlu marah atau emosi berlebihan, karena hal tersebut justru akan menghambat proses penyelesaian masalah. Lebih baik, bicarakan baik-baik, cari titik penyebab miskomunikasi, dan segera lakukan langkah penyelesaian.

3. Beri Instruksi Jelas dan Ringkas

Di sini, kamu harus paham bahwa memberi arahan yang jelas dan ringkas itu penting guna menghindari terjadinya miskomunikasi. Hindari memberi informasi bertele-tele karena hal tersebut justru membuat bingung si penerima pesan, sehingga berpotensi menyebabkan terjadinya salah paham. Ada baiknya gunakan bahasa yang jelas, ringkas, tegas, dan langsung tertuju pada pokok permasalahan. 

4. Perhatikan Gaya Komunikasi

Dalam beberapa kondisi, kamu juga perlu memperhatikan gaya komunikasi orang lain. Ada orang yang lebih mudah berkomunikasi dengan instruksi yang detail, namun juga ada yang bisa langsung pada pedoman/poin khusus. Sebagian, ada yang lebih suka berkomunikasi secara verbal, dan sebagiannya lagi lebih mudah secara tertulis. Untuk itulah, kamu perlu paham seperti apa gaya komunikasi yang mudah dipahami oleh si penerima pesan. 

Baca Juga: 7 Ciri-Ciri Profesionalisme Yang Harus Kamu Miliki

5. Tak Perlu Canggung untuk Bertanya

Jika memang ada yang belum kamu pahami, tak perlu canggung untuk mengajukan pertanyaan. Hal ini penting guna menghindari terjadinya salah persepsi atau interpretasi. Gunakan bahasa yang sopan, jelas, dan tidak berbelit-belit.

6. Diskusikan dan Lakukan Koordinasi

Mendiskusikan segala hal terkait tugas dan pekerjaan adalah salah satu cara menjaga komunikasi agar tetap baik. Begitu pun dengan koordinasi yang penting guna memantau dan memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana. Jika misal terdapat kesalahan, hambatan, atau lainnya, bisa segera diambil langkah penyelesaian yang tepat.

7. Jadilah Pendengar yang Baik

Cara selanjutnya untuk menghindari terjadinya miskomunikasi adalah dengan menjadi pendengar yang baik. Dengarkan dengan saksama apa yang diinstruksikan atau dibicarakan, dan jangan sela pembicaraan agar informasi tidak putus di tengah jalan. Tak hanya itu, dengan menjadi pendengar yang baik, kamu pun bisa sembari memperhatikan bahasa tubuh dan ekspresi wajah lawan bicara. 

8. Lakukan Komunikasi Tepat Sasaran dan Tepat Waktu

Terakhir, miskomunikasi bisa dihindari dengan cara melakukan komunikasi tepat sasaran dan waktu. Dalam artian, berikan informasi pada orang yang tepat, serta ketika orang tersebut dalam keadaan benar-benar siap menerima pesan. Hindari menyampaikan pesan secara beruntun, atau ketika lawan bicara tengah sibuk. 

Itulah dia penjelasan tentang apa itu miskomunikasi. Miskomunikasi lahir dari bentuk komunikasi yang kurang efektif. Pastikan kamu sedang tenang dan jadilah pendengar yang baik untuk mencegah terjadinya miskomunikasi. Bersikaplah jujur saat ada hal yang belum kamu pahami dan diskusikan bersama hal tersebut agar kedua belah pihak dapat memiliki pandangan yang sama.

Untuk menghindari terjadinya masalah atau kesalahan, kamu bisa meningkatkan keterampilan seputar bisnis dan manajemen di GreatNusa. GreatNusa sendiri merupakan platform digital yang menyediakan berbagai pilihan kursus dengan mentor-mentor berpengalaman.