Keberhasilan bisnis tidak lepas dari kerja sama karyawan di dalamnya. Kamu perlu menerapkan proses komunikasi bisnis yang efektif dalam bekerja bersama karyawan lainnya demi mencapai tujuan perusahaan.

Komunikasi bisnis memiliki tujuan dan prinsip yang berbeda daripada jenis komunikasi lainnya. Apa saja? Lalu, apa pengertian komunikasi bisnis itu sendiri? Bagaimana contoh komunikasi bisnis di dunia kerja? Simak artikel di bawah ini untuk menjawab pertanyaanmu.

Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis merupakan proses pertukaran informasi, ide, dan pesan antara individu atau kelompok dalam konteks bisnis. Tujuan komunikasi bisnis yaitu memengaruhi opini, tindakan, dan mencapai hasil bisnis yang diinginkan. Komunikasi bisnis tidak hanya melibatkan karyawan dalam perusahaan, tetapi pihak lainnya pula seperti pelanggan, rekan bisnis, pemasok (supplier), dan pihak pemerintah.

Jenis komunikasi bisnis terjadi melalui berbagai media, seperti surat, telepon, email, media sosial, atau secara langsung seperti rapat. Komunikasi bisnis harus jelas, tepat waktu, dan efektif agar tujuan bisnis tercapai. Komunikasi bisnis yang baik juga memerlukan keterbukaan dan kejujuran dalam pertukaran informasi.

Baca Juga: 6 Prospek Kerja Bisnis Digital dan Kualifikasinya

Tujuan Komunikasi Bisnis

Ada empat tujuan umum dalam unsur komunikasi bisnis dalam perusahaan, yaitu penyampaian informasi (informing), persuasi (persuading), kolaborasi (collaborating), dan integrasi (integrating). Berikut penjelasan lengkapnya.

1. Menyampaikan Informasi (Informing)

Setiap jenis komunikasi bertujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Dalam komunikasi bisnis, informasi yang disampaikan berkaitan dengan kondisi bisnis, seperti operasional, manajerial, keuangan, atau pemasaran. Perusahaan perlu menggunakan media yang tepat dan sesuai kemampuan internal perusahaan agar informasi tersampaikan secara efektif.

2. Melakukan Persuasi (Persuading)

Komunikasi bisnis juga bertujuan untuk persuasi atau mengajak pihak lain agar bisa melakukan pesan yang disampaikan. Tujuan ini biasanya diterapkan dalam aktivitas negosiasi antara dua belah pihak yang terlibat, baik secara internal maupun eksternal.

3. Melakukan Kolaborasi (Collaborating)

Komunikasi bisnis juga berguna untuk meningkatkan kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seorang karyawan dan karyawan lain maupun pihak eksternal. Kolaborasi bisnis dapat berjalan lebih maksimal dan mudah melalui berbagai media telekomunikasi yang sering digunakan pada zaman ini.

4. Melakukan Integrasi bersama Audiens (Integrating)

Dalam melakukan integrasi, bisnis menggunakan sapaan yang lebih akrab di telinga audiens dan menggunakan subjek ‘kita’ daripada ‘saya dan Anda’. Proses integrasi bermanfaat agar audiens lebih tertarik untuk bekerja sama dengan suatu bisnis.

Baca Juga: Contoh Analisis Pesaing Pasar dalam Bisnis Makanan

Contoh Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis dilakukan melalui dua cara, yaitu verbal dan non-verbal. Berikut beberapa contoh komunikasi bisnis sesuai kategorinya.

1. Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal terjadi secara langsung melalui aktivitas tatap mata atau menggunakan media tertentu. Berikut contohnya:

• Mengirimkan surat keputusan kepada karyawan.
• Mengirimkan surat penawaran kerja sama dengan perusahaan lain.
• Membicarakan masalah keuangan perusahaan dalam rapat.
• Mempresentasikan ide kepada investor.

2. Komunikasi Non-Verbal

Komunikasi non-verbal menggunakan bahasa tubuh atau gestur melalui aktivitasnya. Berikut contohnya:

• Memperhatikan gerakan tangan ketika presentasi. Apabila gesturnya tidak leluasa, artinya presenter merasa tidak nyaman.
• Memperhatikan raut wajah bawahan ketika berbicara secara personal. Apabila raut wajahnya sedih, bawahan merasa gelisah dan tidak tenang selama berkomunikasi.

Baca Juga: Analisis Risiko Bisnis: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Serta Contohnya

Proses Komunikasi Bisnis

Bovee dan Thill, pakar komunikasi bisnis, mengungkapkan enam tahapan penting dalam proses komunikasi bisnis. Berikut penjelasan lengkapnya.

1. Pengirim Mempunyai Ide

Proses komunikasi bisnis bermula dari munculnya ide atau gagasan. Ide yang terlintas di benak pemilik pesan masih berupa data mentah dan belum siap disampaikan sebagai pesan. 

2. Pengirim Mengubah Ide Menjadi Pesan

Pada tahap ini, pengirim mencari cara untuk mengutarakan idenya kepada orang lain dalam bentuk perkataan. Pengirim juga memikirkan cara efektif untuk menyampaikan ide agar penerima bisa memahami pesannya.

3. Pengirim Menyampaikan Pesan

Setelah ide berubah menjadi pesan, pengirim langsung mengirimkannya kepada penerima. Pengirim juga menentukan media untuk mengirimkan pesan, baik secara langsung, menulis surat, maupun menggunakan perangkat telekomunikasi yang tersedia.

4. Penerima Menerima Pesan

Tahap ini merupakan awal mula interaksi antara pengirim dan penerima pesan. Penerima mendapatkan pesan dari pengirim melalui mendengar, membaca pesan, melihat, atau merasakannya.

5. Penerima Menafsirkan Pesan

Pesan yang diterima mulai diproses dan ditafsirkan. Proses penafsiran setiap penerima pesan berbeda-beda tergantung wawasan penerima. Ada pesan yang diproses terlalu cepat, tetapi penerima salah menafsirkannya, begitu pula sebaliknya. Kamu bisa mengonfirmasi pemahaman penerima secara langsung jika merasa ragu.

6. Penerima Memberikan Tanggapan (Feedback)

Komunikasi bisnis berujung pada pemberian tanggapan atau respons terhadap pesan yang diterima. Feedback dapat menentukan jika komunikasi bisnis berjalan lancar atau terdapat hambatan. Jika kedua pihak memiliki makna yang berbeda, maka komunikasi bisnis dapat dikatakan kurang efektif.

Baca Juga: Apa Itu Komunikasi Bisnis, Unsur, Jenis dan Manfaatnya

Faktor yang Memengaruhi Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis juga memiliki faktor pendukung dan penghambat dalam prosesnya. Ada lima faktor yang memengaruhi kelancaran komunikasi bisnis, yaitu:

1. Persepsi

Persepsi kedua belah pihak yang terlibat dalam komunikasi bisnis belum tentu sama. Oleh karena itu, pengirim pesan harus bisa memprediksi tindakan lawan bicara dalam menerima informasi yang disampaikan.

2. Kelancaran Teknologi Informasi

Hampir semua proses komunikasi bisnis dilakukan melalui bantuan teknologi. Kecanggihan teknologi yang digunakan juga dapat meningkatkan kelancaran komunikasi bisnis. Contoh paling populer pada saat ini adalah telekomunikasi berbasis internet. Pengirim dan penerima pesan saling berkomunikasi dengan lancar apabila kualitas internetnya memadai.

3. On Point

On-point artinya pesan yang disampaikan memiliki maksud dan tujuan yang jelas. Kedua belah pihak harus menyampaikan pesan secara on-point supaya mereka bisa memahami poin utama dari informasi yang diberikan.

4. Kepercayaan

Kepercayaan sering menjadi faktor pendorong sekaligus penghalang komunikasi bisnis, terutama jika bekerja bersama pihak eksternal. Pengirim pesan harus bisa meyakinkan lawan bicara agar terbangun rasa kepercayaan di antara kedua belah pihak.

5. Kecocokan

Kepercayaan dan hubungan yang bagus dapat menumbuhkan kecocokan dalam diri kedua belah pihak. Mereka mampu berkomunikasi dalam frekuensi yang sama karena bisa memahami satu sama lain.

Sudahkah kamu memahami pentingnya proses komunikasi bisnis? Tentunya kamu harus menerapkan teknik komunikasi yang berbeda ketika berbicara bersama karyawan dan pihak eksternal seperti pelanggan. Ikutilah kursus Basic Fundamentals in Business Communication dari GreatNusa agar kamu makin mampu menerapkan strategi komunikasi bisnis secara efektif. Kembangkan dirimu agar makin menonjol di dunia karier bersama GreatNusa sekarang juga.