Cara kita berkomunikasi dengan orang lain merupakan sebuah kebiasaan yang tidak mungkin bisa kita tinggalkan. Sebagai makhluk sosial, komunikasi dibutuhkan dalam berbagai aspek kehidupan. Tidak hanya kebutuhan sehari-hari semata, komunikasi juga diterjemahkan dalam berbagai bentuk. Salah satunya adalah komunikasi bisnis.

Organisasi atau perusahaan bukanlah sebuah entitas tanpa wajah. Ada sekelompok orang yang nyata dan saling bekerja sama di dalamnya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Komunikasi yang efektif bisa berpengaruh pada proses, efisiensi dan setiap lapisan perusahaan atau organisasi. Untuk lebih memahami apa itu komunikasi bisnis, mari kita simak pembahasan lengkapnya berikut ini!

Pengertian Komunikasi Bisnis

Apa itu komunikasi bisnis? Secara sederhana, komunikasi bisnis adalah proses pertukaran informasi yang terjadi di antara orang-orang yang berada dalam perusahaan maupun di luar perusahaan. Komunikasi bisnis bisa berjalan antara komponen internal (seperti antara karyawan dengan karyawan atau karyawan dengan atasan), bisa juga terjadi antara komponen internal dengan eksternal (misalnya antara staf perusahaan dengan klien atau pelanggan).

Baca Juga: 4 Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi dalam bisnis bisa mencakup topik-topik termasuk pemasaran, manajemen merek, perilaku konsumen, kampanye, hubungan pelanggan, komunikasi perusahaan, manajemen reputasi dan lain sebagainya. Hal ini berhubungan erat dengan bidang komunikasi profesional dan komunikasi teknis.

Komunikasi bisnis yang efektif adalah bagaimana karyawan dan manajemen berinteraksi untuk mencapai tujuan perusahaan. Tujuannya adalah meningkatkan produktivitas dan mengurangi kesalahan.

Unsur-unsur dalam Komunikasi Bisnis

Proses komunikasi dalam bisnis dimulai dengan transmisi informasi yang berkaitan dengan bisnis dan diakhiri umpan balik dari penerima. Penngirim mengirimkan pesan dengan maksud untuk bertukar pemahaman dengan penerima. Pemahaman ini tergantung pada sisi positif dari peerima.

Dalam bisnis, komunikasi dua arah selalu dibutuhkan karena bisa memastikan umpan balik dari penerima. Namun, keberhasilan komunikasi bisnis tetap tergantung pada beberapa unsur atau elemen. Elemen-elemen tersebut antara lain adalah:

1. Dua Pihak atau Lebih yang Saling Berhubungan

Komunikasi bisnis harus melibatkan setidaknya dua pihak. Satu pihak bertindak sebagai pengirim pesan, dan pihak yang lain adalah penerima.

2. Pesan yang Bermakna

Unsur kedua dalam komunikasi bisnis adalah pesan atau informasi yang dingin dikomunikasikan oleh pengirim. Pesan bisa berupa perasaan, keinginan, sikap, ide, fakta informasi dan hal lain yang bisa dipahami. Pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim harus bermakna bagi penerimanya.

3. Informasi Terkait dengan Bisnis

Informasi yang dikirimkan dalam proses komunikasi bisnis tentu harus berkaitan dengan bisnis itu sendiri. Begitu juga dengan umpan balik yang diberikan oleh penerima. Harus dibuat berdasarkan bisnis pula.

4. Media atau Saluran

Saluran atau media merupakan prasyarat dalam komunikasi. Media adalah sarana penyampaian pesan dari pengirim ke penerima. Media komunikasi bisa berupa media verbal maupun nonverbal. Media verbal berupa lisan dan tulisan meliputi telepon, faks, koran, email dan lain sebagainya.

Di sisi lain, ada pula komunikasi nonverbal seperti bahasa tubuh, gerak tubuh, ekspresi wajah dan lain sebagainya. Agar komunikasi bisa berjalan sesuai yang diharapkan, pengirim harus memilih media komunikasi yang sesuai

Jenis-jenis Komunikasi dalam Bisnis

Secara umum, ada 4 jenis komunikasi dalam bisnis yakni komunikasi ke atas, ke bawah, lateral dan eksternal. Tidak ada satu cara yang paling benar dalam berkomunikasi bisnis. Kamu harus menentukan jenis mana yang sesuai dengan situasi di perusahaanmu. 

1. Komunikasi ke Atas (Upward Communication)

Komunikasi bisnis ke atas berasal dari laporan langsung manajer dan dari manajer ke eksekutif atau pemilik tingkat atas. Komunikasi ini memungkinkan mereka yang bertanggung jawab untuk mengetahui apa yang terjadi pada tingkatan di bawahnya.

2. Komunikasi ke Bawah (Downward Communication)

Komunikasi bisnis ke bawah mengalur dari manajemen ke laporan langsung. Pesan mengalir dari hierarki yang sudah ditentukan yakni dari staf yang posisinya lebih tinggi ke staf yang posisinya di bawah. Contohnya saja ketika supervisor memberikan informasi terkait SOP baru perusahaan dan lain sebagainya.

3. Komunikasi Lateral

Komunikasi lateral adalah komunikasi yang bergerak antar departemen atau divisi. Komunikasi ini dilakukan antar karyawan atau manajer dengan status yang sama dalam organisasi atau perusahaan.

4. Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal adalah proses memindahkan informasi dari dalam organisasi atau perusahaan ke pihak luar. Misalnya saja ketika ada staf yang bertemu dengan prospek, pelanggan, vendor, mitra, sponsor investor, media dan masyarakat umum. Komunikasi eksternal penting dilakukan dengan baik untuk menjaga reputasi perusahaan.

Baca Juga: 8 Langkah Strategi Komunikasi Persuasif dalam Dunia Kerja

Manfaat Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis memiliki banyak manfaat bagi sebuah organisasi atau perusahaan. Beberapa manfaat tersebut antara lain adalah:

1. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Berdasarkan riset yang dilakukan oleh Ragan.com tentang keterlibatan karyawan menunjukkan bahwa komunikasi kepemimpinan adalah faktor komunikasi internal teratas yang secara statistik berkorelasi dengan tingkat keterlibatan perusahaan. Tim komunikasi internal memiliki peran penting dalam mendukung, melatih dan mengingatkan para pemimpin perusahaan tentang pentingnya komunikasi.

Baca Juga: 8 Cara Meningkatkan Produktivitas Karyawan Secara Efektif

2. Membantu Menentukan Ekspektasi dan Tujuan yang Jelas

Kalau kamu sudah punya visi yang jelas terkait perusahaanmu, ini adalah sebuah awal yang baik. Tapi agar semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama untuk melaksanakan prosesnya, kamu harus mengkomunikasikan tujuan itu dengan cara terbaik. Di sinilah pentingnya komunikasi bisnis. Dengan komunikasi bisnis yang baik, semua komponen dalam perusahan tahu apa yang akan mereka tuju dan apa yang perlu mereka lakukan untuk mencapai tujuan tersebut secara efisien.

3. Membantu Membangun Tim yang Solid

Komunikasi terbuka di tempat kerja bisa membantu menciptakan tim yang lebih kohesif dan bisa menyelesaikan satu proyek atau tantangan ke proyek berikutnya. Ketika semua karyawan merasa dihargai dan pendapat mereka dianggap penting, mereka cenderung akan berkontribusi lebih banyak. Dari sini akan terjadi peningkatan efisiensi dan produktivitas.

Ketika sebuah tim loyal satu sama lain, mereka tidak hanya memiliki performa baik dalam tim itu sendiri tapi juga mendatangkan manfaat bagi perusahaan. Hal ini bisa membantu lebih lancarnya pekerjaan dan meminimalisasi risiko kesalahpahaman dalam proses kerja.

4. Membantu Mendapatkan Kepercayaan dan Loyalitas Klien

Cara berkomunikasi dalam bisnis tidak hanya penting secara internal, tapi juga eksternal. Jika kamu menggunakan strategi komunikasi yang baik dan efektif, akan lebih mudah mendapatkan kepercayaan dan loyalitas klien dari waktu ke waktu.

Itu artinya kamu harus bisa mengantisipasi kebutuhan mereka dan terus menjangkau mereka sejak pertama kali mereka bekerja sama atau membeli produk darimu. Lakukan tindak lanjut dan pastikan mereka masih tetap puas dengan kerja sama yang kamu lakukan dengan mereka. Jika ada yang tidak memuaskan, temukan apa masalahnya dan perbaiki segera.

Dengan memahami apa itu komunikasi bisnis dan manfaatnya, kamu bisa lebih siap menghadapi dunia bisnis baik sebagai pemilik atau sebagai karyawan. Perkaya lagi insight-mu soal bisnis dan manajemen dengan bergabung di GreatNusa. Ada banyak pilihan kelas online yang bisa kamu ikuti, loh!