Matriks Manajemen Waktu: Pengertian dan Cara Membuatnya

Sadar atau tidak, sebagian besar kita membuang waktu lebih dari yang kita bayangkan. Kesamaan yang dimiliki oleh kebanyakan orang –terlepas dari profesinya adalah memprioritaskan tugas yang sebenarnya tidak penting. Dilansir dari Memory.ai, sebuah studi global enam tahun terhadap 351.00 orang ditemukan bahwa 40% waktu yang dihabiskan orang di tempat kerja justru untuk melakukan sesuatu yang tidak penting.

Dari sini bisa disimpulkan bahwa hampir separuh waktu kita dialokasikan untuk sesuatu yang salah. Padahal kita bisa memfokuskannya untuk melakukan hal yang memang penting. Di antara banyak strategi mengatur waktu, matriks manajemen waktu bisa jadi pilihan yang menarik untuk diterapkan.

Apa Itu Matriks Manajemen Waktu?

Dwight D. Eisenhower, presiden Amerika Serikat ke-34 berpikir bahwa kita harus mencurahkan perhatian dan waktu kita sesuai dengan kepentngan dan urgensinya. Biasanya, kita cenderung untuk fokus pada hal-hal penting yang mendesak. Hal ini memunculan perilaku reaktif berdasarkan apa yang harus dilakukan saat ini. Padahal kita sebaiknya fokus pada hal-hal yang penting dan tidak mendesak karena kebiasaan ini akan menjadi dasar dari perilaku yang lebih strategis berdasarkan tujuan jangka panjang.

Stephen R. Covey adalah sosok yang kemudian mempopulerkan Matriks Manajemen Waktu Eisenhower dalam bukunya The 7 Habits of Highly Effective People. Dengan matriks manajemen waktu, kita akan belajar membedakan apa itu hal penting dan apa itu hal mendesak. Matriks ini pada dasarnya adalah sebuah cara untuk mengetahui apa yang harus kamu lakukan dan belajar untuk mendekati komitmen kamu secara lebih sadar.

Kategori Matriks Manajemen Waktu

Matriks manajemen waktu dibuat dengan menggunakan model sistem empat kuadran. Adanya pembagian kuadran ini adalah untuk membantu kamu mengkategorikan setiap tugas, tanggung jawab dan aspek kehidupan berdasarkan:

• Urgensi: Tugas dan tanggung jawab yang membutuhkan tindakan atau perhatian segera
• Kepentingan: Hal-hal yang memiliki signifikansi atau nilai tinggi untuk mencapai sebuah tujuan.

Tujuan penggunaan metode ini adalah agar kamu bisa fokus dalam meningkatkan hubungan pribadi dan profesional serta mendorong pertumbuhan dan pencapaian. Tidak hanya berguna di dunia kerja, matriks manajemen waktu juga sangat bermanfaat untuk keseharian kamu.

Masing-masing kuadran dalam matriks manajemen waktu memiliki properti berbeda dan dirancang untuk membantu kita memprioritaskan tugas dan tanggung jawab. Keempat kuadran itu adalah:

Kuadran 1: Hal Mendesak dan Penting

Kuadran 1 melibatkan tanggung jawab atau tugas yang terkait dengan hasil penting dan membutuhkan perhatian segera. Hal-hal dalam kuadran ini juga bisa menjadi pemicu stres karena urgensi dan kepentingannya. Jadi pastikan kamu menyadari tugas-tugas ini dan mengkategorikannya dengan tepat. Dengan begitu kamu bisa fokus pada waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengerjakannya. Kuadran ini terletak di sisi kiri atas matriks.

Baca Juga: Pengertian Manajemen Waktu Cara Menerapkannya

Kuadran 2: Hal yang Tidak Mendesak Tapi Penting

Kuadran 2 fokus pada aktivitas untuk mengembangkan rasa disiplin dan komitmen serta mengidentifikasi hal-hal yang bisa dikendalikan. Hal-hal tersebut memiliki beberapa ciri yakni:

• Aktivitas yang memerlukan perencanaan atau langkah tambahan
• Aktivitas yang memiliki hubungan langsung dengan tujuan keseluruhan.

Kuadran ini terletak di sebelah kanan atas dari matriks.

Kuadran 3: Hal yang Mendesak Tapi Tidak Penting 

Kegiatan yang ada dalam kuadran 3 sangat mendesak dan beberapa diantaranya penting untuk saat itu. Kegiatan-kegiatan itu mungkin bisa dikurangi atau dihapus sama sekali dari alur kerja kamu. Beberapa indikatornya antara lain adalah:

• Hasil perencanaan aktivitas yang buruk di kuadran 1 dan kuadran 2
• Hal-hal yang mengganggu produktivitas.

Kuadran ini terletak pada bagian kiri bawah matriks.

Kuadran 4: Hal yang Tidak Mendesak dan Tidak Penting

Aktivitas dalam kuadran 4 bisa dikurangi atau dihapus sepenuhnya. Penting untuk mengidentifikasi item mana yang termasuk dalam kuadran ini sehingga kamu tahu tugas mana yang harus diklasifikasikan sebagai prioritas terendah. Item dalam kuadran ini biasanya:

• Memiliki risiko penyebab stres yang paling rendah
• Tidak terkait langsung dengan tujuan secara keseluruhan dan tidak terikat pada waktu.

Kuadran ini terletak pada bagian kanan bawah matriks.

Cara Membuat Matriks Manajemen Waktu

Seperti yang sudah kamu lihat, dua kuadran paling atas dalam matriks manajemen waktu adalah apa yang harus kita fokuskan karena itu adalah hal-hal penting. Tapi kita juga harus berusaha meminimalkan kuadran satu sebanyak mungkin. Kuadran ini adalah tempat bagi hal-hal yang tidak teruga namun mendesak. Jika kamu ingin memaksimalkan waktu untuk kuadran 2, kamu harus bisa meminimalkan jumlah tugas mendesak yang harus ditangani.

Sementara itu kuadran 2 adalah tentang perencanaan yang tepat. Tentang bagaimana kamu menempatkan waktu pada sesuatu yang ingin dilakukan sebelum hal itu menjadi mendesak. Ini adalah kuadran yang harus diprioritaskan karena akan membantu kita menjadi lebih efektif dalam melaksanakan tugas sekaligus meminimalkan stres kerja. Jadi, bagaimana cara kamu menggunakan manajemen waktu ini?

Baca Juga: Kenali Peran Manajemen Personalia di Perusahaan serta Kualifikasinya

Identifikasi Prioritasmu

Jika kamu ingin fokus pada kuadran kedua, pertama-tama kita perlu mengidentifikasi tugas-tugas dengan prioritas tertinggi. Seluruh tujuan dari matriks manajemen waktu Covey adalah mendorong kita mempertanyakan mengenai tugas yang kita kerjakan: apakah itu bisa membantu mencapai tujuan atau tidak.

Atur ulang daftar tugas kamu berdasarkan kisi-kisi di atas. Ini memungkinkan kamu untuk segera mengidentifikasi tugas mana yang perlu segera mendapat perhatian dan mana yang paling penting.

Jadwalkan Waktu untuk Pekerjaan yang Mendalam

Setelah kamu mengidentifikasi tugas mana yang benar-benar penting, langkah selanjutnya adalah menciptakan lebih banyak ruang di mana kamu tidak terganggu untuk mengerjakannya. Ini bisa menghindarkan kamu dari gangguan dan memastikan bahwa sebagian besar waktu kamu dialokasikan untuk melakukannya. Langkah lainnya yang bisa kamu lakukan adalah membatasi jumlah waktu yang kamu habiskan untuk tugas-tugas bernilai rendah dan tidak penting seperti pengelolaan email harian.

Lakukan Otomatisasi Jika Memungkinkan

Agar waktumu untuk pekerjaan di kuadran 2 lebih banyak, kamu juga harus mengurangi waktu yang dihabiskan pada kuadran 3 dan kuadran 4. Pekerjaan yang tidak penting tapi mendesak seperti membalas email atau menjadwalkan rapat. Meskipun sebagian besar tugas ini tidak bisa ditinggalkan, tapi kamu bisa menggunakan otomatisasi. Gunakan teknologi cerdas untuk membatasi pekerjaan ini pada jadwal harianmu sehingga kamu bisa fokus pada hal-hal yang memang penting.

Singkirkan Hal-hal yang Bisa Mengganggu

Tugas pada kuadran 4 yang tidak penting dan tidak mendesak pada akhirnya harus dihilangkan sama sekali. Kamu mungkin masih butuh waktu membuka media sosial saat bersantai, tapi jangan sampai itu membuat fokusmu terganggu. Memblokir situs tertentu atau membatasi aktivitas dengan hal-hal yang tidak berhubungan dengan tugas harian akan membantumu untuk tidak membuang-buang waktu di tempat yang tidak seharusnya.

Baca Juga: Apa Itu Manajemen Bisnis dan Penerapannya dalam Dunia Kerja

Matriks manajemen waktu merupakan salah satu cara cerdas yang bisa kamu gunakan untuk mengelola waktu dan menjadi lebih produktif di tempat kerja. Lengkapi dirimu dengan berbagai pengetahuan lain lewat kelas online yang tersedia di GreatNusa. Dengan manajemen waktu cerdas dan pengetahuan mumpuni, kariermu akan melesat seperti yang kamu impikan.