Bagaimana Cara Mengatur Manajemen Waktu yang Tepat?

Kamu pasti sudah menyadari pentingnya manajemen waktu dalam bekerja. Namun, manajemen waktu sering menjadi tantangan terbesar karena kesulitan yang harus dihadapi dalam mengelola waktu yang tersedia. Kamu perlu memahami karakteristik manajemen waktu  terlebih dahulu agar lebih efisien dalam menerapkannya.

Lantas, bagaimana tips manajemen waktu yang praktis dan mudah diterapkan? Temukan jawabannya melalui artikel berikut ini.

Definisi Manajemen Waktu

Manajemen waktu merupakan proses memaksimalkan produktivitas dalam bekerja. Aktivitas ini dilakukan melalui penetapan tujuan dan perencanaan pembagian waktu ke dalam beberapa tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan. Manajemen waktu bertujuan untuk mengurangi tekanan dan meningkatkan produktivitas selama bekerja.

Beberapa ahli memiliki gagasan yang berbeda tentang manajemen waktu. Philip E. Atkinson berpendapat bahwa manajemen waktu merupakan keterampilan (skill) memanfaatkan waktu sebaik mungkin. Patrick Forsyth mendefinisikan manajemen waktu sebagai teknik mengendalikan waktu agar tercipta efektivitas dan produktivitas selama bekerja. 

Singkatnya, manajemen waktu merupakan kemampuan seseorang dalam mengelola waktu agar lebih efisien dan produktif selama bekerja.

Baca Juga: Manajemen Stress: Pengertian, Manfaat, Dan Cara Melakukannya

Manfaat Manajemen Waktu

Tentunya ada banyak manfaat yang dirasakan kalau kamu memiliki manajemen waktu yang baik. Apa saja?

1. Menghindari Stres

Manajemen waktu bermanfaat agar kamu tidak merasa stres meski pekerjaan sedang menumpuk. Kamu bisa memprioritaskan pekerjaan yang mendesak dahulu sehingga masih memiliki tenaga untuk menyelesaikan tugas yang lebih ringan. Kamu tidak akan kewalahan karena sudah merencanakan waktu terbaik untuk menyelesaikan setiap pekerjaan.

2. Lebih Banyak Energi setelah Bekerja

Manajemen waktu juga akan membuatmu lebih percaya diri. Kamu tidak menghabiskan waktumu untuk mengkhawatirkan pekerjaan, melainkan fokus menyelesaikan setiap tugas yang diberikan. Energi yang tersisa setelah menyelesaikan pekerjaan pun lebih banyak sehingga kamu lebih leluasa dalam menikmati waktu luang.

3. Meningkatkan Fokus

Kunci penting manajemen waktu adalah mendedikasikan waktu yang telah dijadwalkan untuk mengerjakan pekerjaan dan menghindari tugas yang kurang penting selama waktu tersebut. Kamu tentu akan lebih fokus sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat selesai. Kamu pun bisa menjadwalkan pekerjaan yang cukup berat pada waktu paling produktif agar lebih fokus ketika menyelesaikannya.

4. Meningkatkan Kualitas Hasil Kerja

Produktivitas makin meningkat ketika kamu lebih fokus selama bekerja. Pekerjaan menjadi lebih cepat selesai dan kamu pun masih memiliki waktu untuk mengecek kembali kualitas pekerjaan tersebut. Kualitas hasil kerja akan terlihat memuaskan dan berkontribusi pada perkembangan perusahaan.

5. Melatih Kedisiplinan

Sifat disiplin akan terlatih kalau kamu memiliki manajemen waktu yang baik. Kamu berusaha untuk tetap konsisten dan mematuhi jadwal kerja yang telah dibuat agar pekerjaan bisa selesai tepat pada waktunya.

Baca Juga: 7 Manfaat Manajemen Waktu Dalam Dunia Kerja

Karakteristik Manajemen Waktu

Ada empat karakteristik manajemen waktu yang perlu kamu pahami. Apa saja?

1. Delegasi

Tidak semua tanggung jawab harus kamu selesaikan sendiri. Kamu bisa memberikan tugas tersebut kepada rekan kerja atau bawahan untuk diselesaikan. Selain meningkatkan keterampilan manajemen waktu, mereka juga akan mempelajari keterampilan dan tanggung jawab penting melalui tugas tersebut.

2. Perencanaan

Manajemen waktu membutuhkan perencanaan agar semua aktivitasmu bisa dilakukan secara efektif. Perencanaan perlu dilakukan sebelum mulai bekerja dan kamu harus mencatatnya dalam agenda atau jadwal. Tips perencanaan yang baik yaitu menyusun setiap aktivitas berdasarkan skala prioritas.

3. Eliminasi Pencurian Waktu

Mencuri waktu untuk mengerjakan tugas kecil atau menikmati hiburan tentu dapat mengganggu produktivitas kerjamu. Kamu perlu mengeliminasi pencurian waktu supaya tetap fokus selama bekerja. Apabila ada tugas kecil yang kurang mendesak, jadwalkan saja setelah pekerjaanmu selesai.

4. Waktu Istirahat

Penting sekali untuk menjadwalkan waktu luang agar pikiranmu tidak terlalu suntuk ketika bekerja. Waktu luang ini tidak sekadar beristirahat, bisa pula diisi kegiatan produktif untuk meningkatkan kemampuan dan kapasitas dirimu. Manajemen waktu yang baik tidak memaksa kamu untuk terus bekerja, tetapi mengutamakan keseimbangan kerja dan hidup dalam dirimu.

Baca Juga: Manajemen Sumber Daya Manusia: Pengertian serta Fungsinya pada Sebuah Perusahaan

Cara Menerapkan Manajemen Waktu yang Tepat

Ada banyak tips yang bisa kamu terapkan agar manajemen waktumu lebih efektif. Berikut tips lengkapnya.

1. Dahulukan Pekerjaan Mendesak

Mungkin kamu lebih sering mendahulukan pekerjaan yang mudah agar lebih percaya diri ketika tugasnya sudah selesai. Ubahlah tips tersebut dan mulailah memprioritaskan pekerjaan mendesak, apalagi tenggat waktunya cukup dekat. Kamu masih memiliki cukup banyak energi untuk menyelesaikan tugas mendesak tersebut daripada mendahulukan tugas ringan.

2. Bagi Tugas ke Dalam Skala Prioritas

Tips ini relevan dengan poin sebelumnya. Gunakan Matrix Eisenhower yang menggambarkan skala prioritas setiap pekerjaanmu. Lakukan tips ini setiap pagi supaya kamu bisa mengetahui tugas yang harus dikerjakan dalam jadwal tertentu.

3. Buat Batasan Waktu untuk Setiap Tugas

Manajemen waktu tidak hanya membuat daftar tugas yang harus dikerjakan, tetapi menetapkan durasinya pula. Tips ini sangat bermanfaat supaya salah satu tugas yang kamu kerjakan tidak mengambil waktu pengerjaan tugas lainnya. Buatlah batasan waktu yang realistis dan sesuai kapasitas agar kamu tidak tertekan dalam bekerja.

4. Hindari Multitasking

Multitasking berarti kamu mengerjakan dua atau lebih pekerjaan dalam waktu yang bersamaan. Hasilnya, tidak ada pekerjaan yang selesai sesuai tenggat waktu yang ditentukan. Fokuslah mengerjakan satu tugas sampai selesai sebelum beralih ke tugas berikutnya.

5. Hindari Distraksi dan Katakan ‘Tidak’

Distraksi merupakan musuh terbesar yang bisa mengganggu produktivitas. Usahakan untuk menghindarinya semaksimal mungkin supaya kamu tetap fokus selama bekerja. Belajarlah untuk membuat batasan dan katakan ‘tidak’ pada ajakan rekan kerja yang dapat mengurangi konsentrasi selama bekerja.

Baca Juga: Manajemen Rantai Pasokan: Definisi, Elemen, Cara Kerja dan Contohnya

Contoh Manajemen Waktu

Apakah kamu masih bingung menerapkan manajemen waktu? Cobalah melihat contoh berikut ini sebagai panduan. Kamu bekerja sebagai desainer grafis dan memiliki banyak tugas yang harus diselesaikan dalam satu hari, seperti mengikuti rapat bersama klien pada pagi hari, mengerjakan 3 proyek desain grafis dalam tenggat waktu yang berbeda, dan melatih anak magang.

Kamu bisa membagi tugas tersebut ke dalam Matriks Eisenhower. Berikut contoh pembagiannya.

	Mendesak	Tidak Mendesak
Penting	1. Rapat bersama klien baru (08.00-09.00) 2. Menyelesaikan 1 proyek desain grafis untuk tenggat waktu sebelum jam pulang kantor (10.00-12.00)	1. Melatih anak magang (13.00-14.00)
Tidak Penting	1. Menyelesaikan 1 proyek desain grafis untuk tenggat waktu besok (15.00-16.30)	1. Menyelesaikan 1 proyek desain grafis untuk tenggat waktu lusa.2. Revisi desain grafis tenggat waktu besok.

Bagaimana? Sudahkah kamu mengetahui tips penting dalam menerapkan manajemen waktu? Perlu kamu pahami bahwa manajemen waktu merupakan skill yang perlu dikembangkan secara berkelanjutan agar dapat menjadi kebiasaan baik dalam hidupmu. Lengkapi pengetahuanmu dengan mengikuti kursus Dasar-Dasar Manajemen Waktu dari GreatNusa supaya kamu bisa memiliki keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Kembangkan dirimu bersama GreatNusa untuk kehidupan karier yang lebih cerah pada masa depan!