4 Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

Tahukah kamu bahwa komunikasi tak pernah lepas dari kehidupan manusia? Komunikasi tidak hanya interaksi yang terjadi antara dua orang saja, melainkan juga bisa berkelompok. Di dalam organisasi, komunikasi memiliki peran penting. Secara umum, fungsi komunikasi dalam organisasi adalah untuk memudahkan penyampaian informasi yang dibutuhkan.

Tanpa adanya komunikasi, organisasi tidak akan berjalan stabil. Bahkan, para anggota di dalamnya akan merasa kurang nyaman lantaran sering terjadi kesalahpahaman ketika mengerjakan tugas. 

Tujuan Komunikasi 

Sebagaimana dipahami, setiap organisasi memerlukan orang-orang yang dapat mengikuti perintah atau aturan serta memberikan masukan berarti untuk kelangsungan organisasi itu sendiri. Singkatnya, tujuan komunikasi organisasi yang paling utama adalah untuk melancarkan interaksi anggotanya sehingga tercipta lingkungan nyaman sekaligus menjaga organisasi tetap berjalan. 

Pada dasarnya, terdapat sejumlah tujuan penerapan komunikasi di dalam suatu organisasi. Adapun tujuannya, antara lain sebagai berikut. 

1. Memudahkan Koordinasi dan Penyebaran Informasi

Dalam konsep komunikasi terdapat prinsip yang dapat mendukung koordinasi. Berkat komunikasi, ketika tersedia informasi yang harus diteruskan ke setiap anggota, informasi tersebut akan tersebar dengan cepat.

2. Meningkatkan Kerja Sama

Tak dapat dimungkiri bahwa kerja sama dapat terjalin mudah dengan komunikasi yang lancar. Tanpa komunikasi yang baik, anggota organisasi akan kesulitan berinteraksi dengan pimpinan maupun anggota lainnya. Hal ini berdampak buruk lantaran organisasi memiliki tujuan dan target yang hanya dapat dicapai dengan komunikasi serta kerja sama setiap anggotanya.  

Baca juga: 10 Alasan Pentingnya Team Work Dalam Bekerja

3. Melancarkan Evaluasi

Komunikasi dapat membantu melancarkan proses evaluasi di dalam suatu organisasi. Pencapaian dan kegagalan yang telah diraih akan dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk meningkatkan organisasi. Makin baik komunikasi yang terjalin antara setiap anggota, organisasi makin cepat berkembang.

4. Memudahkan Pengamatan

Pengamatan merupakan hal yang akan membantu tumbuh kembang organisasi. Tanpa komunikasi proses pengamatan tidak akan terwujud dengan baik. Lain halnya jika komunikasi antara anggota yang satu dengan lainnya baik, pengamatan akan lebih mudah dan lancar. Alhasil, organisasi mampu mencapai tujuan yang diharapkan. 

5. Menghubungkan Organisasi

Komunikasi juga bertujuan untuk menghubungkan organisasi yang satu dengan lainnya. Ketika organisasi saling terhubung sehingga bisa menghasilkan penawaran atau kerja sama yang menguntungkan.

Selain tujuan tersebut, terdapat beberapa tujuan komunikasi organisasi lainnya, yaitu:

• Memudahkan anggota menyelesaikan tugasnya.  
• Memudahkan proses pertanggungjawaban tugas setiap anggota organisasi.
• Melancarkan proses pembaruan dan pengambilan keputusan kreatif. 
• Memastikan organisasi berjalan lancar melalui interaksi berkelanjutan, kebijakan organisasi, dan pelaksanaan perintah.
• Memajukan kultur organisasi, utamanya pola perilaku antara anggota yang satu dengan lainnya serta nilai, karakteristik, dan tujuan organisasi.

Dari penjabaran mengenai tujuan tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi berperan besar dalam jalannya dan kemajuan organisasi. Adanya komunikasi memudahkan setiap anggota mengetahui peran, tugas, dan fungsinya di dalam organisasi. Organisasi akan hancur karena kekeliruan atau kesalahpahaman apabila komunikasi gagal dilakukan. 

6. Manajemen Konflik

Dalam dunia kerja, konflik bisa muncul dari mana saja. Konflik bukanlah hal yang selalu berarti buruk. Sebuah konflik yang sehat dapat memunculkan ide atau gagasan-gagasan baru yang dapat membantu baik karyawan dan perusahaan untuk berkembang.

Tapi, ketika sebuah konflik membuat kinerja tim menurun, konflik jenis ini lah yang harus dihentikan.

Komunikasi merupakan langkah awal dari manajemen konflik dalam organisasi. Dengan komunikasi yang efektif dan tepat sasaran, sebuah konflik dapat diredam sebelum membesar dan semakin merugikan tim.

Dari penjabaran mengenai tujuan tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi berperan besar dalam jalannya dan kemajuan organisasi. Adanya komunikasi memudahkan setiap anggota mengetahui peran, tugas, dan fungsinya di dalam organisasi. Organisasi akan hancur karena kekeliruan atau kesalahpahaman apabila komunikasi gagal dilakukan. 

Apa Saja Jenis Komunikasi?

Secara umum, komunikasi dapat berlangsung apabila dilakukan oleh dua orang atau lebih. Selain menjadi sarana untuk menyampaikan pesan, informasi, atau instruksi pada orang lain, komunikasi juga bisa dijadikan sebagai alat bertukar pikiran dan masukan. Oleh karena itu, pastikan kamu memahami jenis komunikasi agar penerapannya berjalan sempurna. 

1. Berdasarkan Tujuan 

Komunikasi berdasarkan tujuan menekankan komunikator (pengirim pesan) sebagai faktor penting dalam interaksi kepada komunikan (penerima pesan), seperti memberi saran, berpidato, menjalankan perintah, melakukan ceramah, ataupun wawancara.

2. Berdasarkan Penyampaian

Berdasarkan penyampaiannya, komunikasi terbagi menjadi dua bentuk, yakni lisan dan tulisan. Komunikasi lisan terjadi secara langsung, seperti dalam wawancara, rapat, atau percakapan harian biasa. Sementara komunikasi tulisan menggunakan media lain dalam penyampaiannya, seperti spanduk, naskah, atau undangan. 

3. Berdasarkan Ruang Lingkup

Terdapat dua bentuk komunikasi menurut ruang lingkupnya, yaitu internal dan eksternal. Komunikasi internal berlangsung di dalam organisasi, hanya melibatkan para anggotanya. Sementara komunikasi eksternal berlangsung di luar organisasi, melibatkan pihak atau kelompok lain.

4. Berdasarkan Aliran

Berdasarkan alirannya, komunikasi terbagi menjadi komunikasi satu arah, dua arah, ke bawah, ke atas, dan ke samping. Komunikasi satu arah berasal dari satu pihak, sedangkan dua arah berasal dari kedua belah pihak yang saling memberikan timbal balik. Komunikasi ke bawah berasal dari atasan ke bawahan. Sementara komunikasi ke atas berasal dari bawahan ke atasan. Komunikasi ke samping terjalin dari sejumlah orang yang memiliki kedudukan atau jabatan setara. 

Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi 

Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan bertukar informasi atau pesan di dalam suatu jaringan mengatasi lingkungan serta keadaan yang dinamis. Secara umum fungsi komunikasi, meliputi penyampaian informasi dan pendapat agar diterima masyarakat luas, menambah wawasan, cara untuk memengaruhi atau membujuk orang lain, alat untuk mengenal diri sendiri, pencair ketegangan, jembatan penghubung dengan orang lain, dan menghindari kesalahpahaman.

Secara garis besar, fungsi komunikasi dalam organisasi terdiri dari empat poin, yaitu:

1. Informatif  

Komunikasi bersifat menerangkan atau memberi informasi (informatif). Organisasi sendiri dipandang sebagai sistem pemrosesan informasi yang memungkinkan setiap anggotanya melaksanakan tugas secara tepat sehingga tujuan dapat tercapai sesuai target.

2. Regulatif

Selain informatif, komunikasi juga berkaitan dengan peraturan (regulatif). Artinya, komunikasi diharapkan mampu melancarkan aturan dan pedoman yang ditetapkan oleh organisasi untuk kelangsungan organisasi itu sendiri.

Terdapat dua hal yang memengaruhi fungsi regulatif, yakni berhubungan dengan orang di dalam manajemen yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan penyebaran informasi atau pemberian perintah dan berhubungan dengan pesan yang berorientasi kerja, seperti aturan mengenai yang boleh dan tidak boleh dilakukan anggota organisasi. Adanya komunikasi membuat pemimpin maupun anggota lebih leluasa menjalankan tugasnya sesuai aturan yang ada.  

3. Persuasif 

Sesuai namanya, fungsi persuasif bersifat membujuk atau menyakinkan secara halus. Alih-alih memerintah secara langsung, pemimpin organisasi lebih memilih memanfaatkan komunikasi persuasif untuk membujuk anggotanya melakukan sesuatu.

Fungsi persuasif dinilai memudahkan pemimpin untuk mengatur bawahannya. Pasalnya, pekerjaan yang dilakukan sukarela akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar. Lantaran bersifat memerintah secara halus, pemimpin akan lebih dihargai para anggotanya.

Baca Juga: 8 Langkah Strategi Komunikasi Persuasif Dalam Dunia Kerja

4. Integratif 

Fungsi integratif berhubungan dengan penyediaan saluran atau hal maupun alat yang bisa mempermudah anggota melakukan tugas dan melaksanakan perintah dengan baik. Umumnya, setiap organisasi akan berusaha menyediakan saluran sehingga setiap anggota dapat berkomunikasi serta melakukan pekerjaan sesuai tugasnya. Terdapat dua saluran komunikasi untuk mewujudkan hal tersebut, yakni formal dan informal.

Saluran komunikasi formal, meliputi penerbitan khusus yang berada di lingkup organisasi tersebut, seperti laporan kemajuan, jurnal mingguan, atau buletin. Sementara saluran komunikasi informal, meliputi pertandingan olahraga, perbincangan pribadi selama istirahat berlangsung, atau darmawisata. Pelaksanaan kegiatan tersebut tidak hanya menumbuhkan keinginan berpartisipasi, melainkan juga merekatkan hubungan seluruh anggota organisasi.  

Demikianlah informasi mengenai tujuan, jenis, dan fungsi komunikasi dalam organisasi yang perlu kamu pahami. Mengingat pentingnya komunikasi dalam kegiatan apa pun, pastikan untuk mempelajarinya secara daring melalui portal pembelajaran GreatNusa. Tersedia beragam jenis course dan webinar yang dapat meningkatkan pemahaman dan kemampuan kamu dalam berkomunikasi. Ditunjang dengan materi berkualitas dan praktis, kamu bisa meraih masa depan cerah bersama GreatNusa! Yuk, daftar sekarang!