Definisi dan Cara Evaluasi Kinerja Karyawan

Selain kualitas produk dan jasa, peningkatan kerja karyawan juga merupakan hal penting yang harus diperhatikan. Perusahaan setidaknya harus melakukan tinjauan kinerja guna menjaga dan meningkatkan produktivitas karyawannya. Dengan adanya evaluasi kinerja karyawan, perusahaan bisa melihat mana yang harus diperbaiki, ditingkatkan, dan diapresiasi. 

Secara tidak langsung, evaluasi ini akan berdampak pada peningkatan minat dan produktivitas kerja, yang akhirnya juga akan berdampak positif bagi perkembangan bisnis. Bagaimanapun, karyawan adalah salah satu ujung tombak penentu kesuksesan dan karenanya harus ada serangkaian standar yang mengatur kinerjanya. 

Apa Itu Penilaian Kinerja Karyawan dan Tujuannya?

Evaluasi kinerja atau penilaian kinerja karyawan dapat diartikan sebagai sebuah proses penilaian sistematis yang dilakukan oleh pihak perusahaan terhadap kualitas kinerja karyawannya. Seperti yang dikemukakan oleh Leon C. Menggison bahwa evaluasi kinerja atau “penilaian prestasi kerja (Performance Appraisal) adalah suatu proses yang digunakan pimpinan untuk menentukan apakah seorang karyawan melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya”.

Cara mengukur kinerja karyawan yang akan kamu temukan akan sangat bervariasi, tergantung dari bidang dan industri jenis usaha. Namun umumnya, evaluasi ini dilakukan oleh pihak manajemen atau pegawai berwenang yang secara hierarkis merupakan atasan langsung. Atau, bisa juga dilakukan oleh pihak lain yang sebelumnya telah ditunjuk untuk memberikan penilaian secara objektif, bisa rekan kerja atau review dari pelanggan.

Hasil penilaian tersebut nantinya akan dikaji kembali oleh pihak manajemen, untuk kemudian dijadikan dasar pengambilan kebijakan selanjutnya, seperti kenaikan gaji bagi karyawan yang memiliki kinerja yang baik atau teguran dan pelatihan bagi karyawan yang performanya butuh ditingkatkan.

Yang jelas, dengan adanya evaluasi ini, diharapkan perusahaan bisa memperbaiki sekaligus meningkatkan kualitas kinerja karyawannya. Perusahaan bisa mengambil langkah lanjutan berupa promosi jabatan, pemberian imbalan, pemilihan pelatihan kerja, atau bahkan pemutusan kontrak bagi pegawai yang hasil kinerjanya tak kunjung memuaskan. 

Untuk lebih jelasnya, berikut tujuan evaluasi kinerja karyawan:

1. Membuat catatan hasil kerja karyawan, sehingga kamu bisa mengetahui progres kinerja. Harapannya, karyawan bisa termotivasi untuk bekerja lebih baik atau minimal sama dengan kinerja atau prestasi sebelumnya. 

2. Merumuskan kembali sasaran dan standar kinerja masa depan. Dengan tujuan, pegawai bisa termotivasi untuk berprestasi sesuai dengan potensi. 

3. Menumbuhkan sikap saling pengertian antar karyawan terkait standar atau persyaratan kinerja sesuai posisi masing-masing. 

4. Memberi peluang dan kesempatan bagi karyawan untuk menyampaikan keinginan atau aspirasi terkait pekerjaan yang diembannya saat ini. 

5. Hasil evaluasi bisa dijadikan acuan untuk memeriksa kembali rencana pelaksanaan pengembangan kemampuan karyawan. Karena bisa jadi  rencana diklat pengembangan karyawan perlu diubah sesuai dengan kebutuhan dan kondisi terbaru. 

Apa Saja Manfaat Evaluasi Kinerja Bagi Perusahaan?

Bisa dibilang, evaluasi kinerja merupakan feedback atau umpan balik dari perusahaan terhadap kinerja karyawannya. Umumnya, perusahaan akan menjadikannya dasar dari pemberian kompensasi atau apresiasi yang layak bagi pekerja berkualitas baik. Sebaliknya, dari hasil penilaian tersebut, karyawan juga bisa menilai diri sekaligus mengambil tindakan korektif dengan tujuan meningkatkan produktivitas dan kualitas kinerja. 

Penyebab buruknya kinerja juga bisa segera diketahui, sehingga bisa mengambil langkah lanjutan berupa program pelatihan yang lebih efektif. Jadi, pada dasarnya, evaluasi ini erat kaitannya dengan fungsi manajemen sumber daya manusia, untuk melihat kekuatan dan kekurangan secara akurat. Secara lebih spesifik, berikut manfaat dari penerapan evaluasi kinerja, baik bagi perusahaan maupun karyawan. 

1. Manfaat bagi Karyawan

• Karyawan bisa mengetahui kelebihan dan kekurangan, sehingga diharapkan bisa meningkatkan kinerja serta termotivasi untuk pengembangan & perbaikan diri.
• Menciptakan hubungan komunikasi yang baik dan terbuka, antara karyawan dan atasan. 
• Karyawan akan terbantu untuk melihat lebih jelas terkait detail dan standar pekerjaan yang diembannya. 
• Terciptanya ruang untuk berdiskusi mengenai masalah pekerjaan, termasuk cara untuk mengatasi permasalahan. 

2. Manfaat bagi Perusahaan

• Bisa menentukan posisi yang tepat untuk karyawan. Hasil evaluasi akan membantu pihak manajemen untuk menempatkan karyawan sesuai kemampuan dan keahlian. Hal ini penting untuk meningkatkan produktivitas. 
• Membangun komunikasi dan sikap saling percaya satu sama lain. Dalam proses evaluasi, perusahaan akan mendengar apa saja keluhan, kebutuhan, serta aspirasi karyawan terkait pekerjaannya. 
• Adanya kepastian dalam pembaruan struktur gaji, kompensasi, dan bonus. Evaluasi kinerja yang terstruktur akan mempermudah perusahaan dalam mengatur, serta menghindarkan dari over budgeting dalam hal pemberian kompensasi. 
• Menjadi bukti untuk melindungi perusahaan secara hukum. Jika seumpama perusahaan terpaksa harus mengeluarkan atau memberhentikan karyawan, hasil penilaian ini bisa menjadi bukti sekaligus dokumen pendukung. 
• Menciptakan budaya kerja yang positif, terbuka, dan penuh rasa kebersamaan. 
• Menciptakan kualitas sumber manusia yang kompeten, dengan terus menyediakan sarana pengembangan diri yang tepat bagi karyawan. 

Baca Juga: Manajemen Sarana Dan Prasarana Dalam Perusahaan

Bagaimana Cara Efektif Melakukan Evaluasi Kinerja Karyawan?

Sebelum melakukan evaluasi, perusahaan tentu sudah harus menetapkan standar kinerja dan rentang waktu pelaksanaan. Ini harus dijelaskan secara detail agar karyawan bisa lebih memahami dan mengatur cara kerjanya. Adapun cara efektif untuk evaluasi, bisa menggunakan beberapa teknik berikut:

1. Penilaian Diri Sendiri 

Demi membangun sistem kerja yang transparan, tak ada salahnya jika kamu memberi kesempatan bagi karyawan untuk menilai atau meninjau kembali kinerjanya selama ini. Kamu bisa menggunakan pertanyaan terstruktur atau prosedur formal seperti 16 Personalities dan DISC Personality, agar bisa mendapatkan hasil yang objektif dan akurat. Dengan cara ini, karyawan bisa introspeksi diri serta lebih mengetahui kelebihan dan kelemahannya. 

2. Review Manajerial

Dalam lingkup manajemen perusahaan, yang berhak untuk melakukan evaluasi terhadap karyawan adalah HRD, manajer, atau atasan langsung dari pekerja tersebut. Pihak-pihak ini dianggap mampu untuk memberi ulasan terkait kinerja para karyawan, entah itu yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawab, waktu pengerjaan, ataupun sikap secara personal. 

Baca Juga: Bidang Bidang Manajemen Dalam Perusahaan Dan Fungsinya

Demi penilaian yang objektif dan rasional, penilaian ini tentu harus didukung oleh data, seperti presensi atau kehadiran, data KPI, dan lainnya. Nantinya, hasil evaluasi akan dibahas dalam rapat yang dilakukan oleh tim manajemen internal perusahaan, untuk kemudian dirumuskan langkah lanjutan. 

3. Review dari Sesama Rekan Kerja

Penilaian dari rekan kerja juga penting untuk dilakukan. Tanyakan pada sesama karyawan yang berada di satu divisi, terkait kinerja dan sikapnya secara personal. Apakah si A bisa bekerja dengan baik dalam tim, seperti apa inisiatif dan kontribusinya, serta sikap kesehariannya.

4. Review dari Pelanggan

Bagi karyawan yang porsi kerjanya sering berhubungan dengan pelanggan, tak ada salahnya jika kamu juga meminta review atau penilaian dari mereka. Bagaimanapun, puas atau tidaknya customer terhadap perusahaan, akan sangat ditentukan oleh seberapa baik pelayanan yang diberikan. Karenanya, perusahaan juga perlu melakukan survei kepuasan pelanggan terhadap kualitas pelayanan. 

Survei ini bisa dilakukan secara daring (online) dengan membagikan link survei digital di akun media sosial atau website perusahaan. Atau, secara luring (offline) dengan cara membagikan lembaran survei secara langsung. Jika perusahaan bergerak di bidang jasa, kamu juga bisa melihat secara langsung seperti apa interaksi dan komunikasi karyawan dalam melayani pelanggan. 

Kapan Kamu Harus Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan?

Walaupun bertujuan baik, kamu harus memperhatikan kapan kamu melakukan evaluasi kinerja. Jika terlalu sering, pekerjaan karyawan dapat terhambat karena banyaknya masukan yang diterima. Jika terlalu jarang, perkembangan karyawan yang akan jadi korbannya.

Berikut adalah beberapa rekomendasi waktu yang tepat untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan.

1. Tahunan

Evaluasi tahunan merupakan salah satu bentuk evaluasi yang cukup sering ditemui. Karena memiliki jangka setahun, bentuk evaluasi kinerja ini bisa cukup efektif untuk memberikan masukan yang lebih komprehensif.

Jangka waktu ini juga akan sangat ideal jika sebuah perusahaan memiliki jumlah karyawan yang cukup banyak dan kesulitan memberikan masukan secara konsisten.

2. Dua Tahun Sekali

Evaluasi dua tahun sekali umumnya dilaksanakan pada awal tahun serta pertengahan tahun. Dengan sistem ini, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawannya dapat berkembang lebih baik menuju akhir tahun yang umumnya menjadi momen penting.

Selain itu, karyawan juga mendapatkan manfaat melalui sistem ini. Evaluasi yang diadakan di pertengahan tahun bisa jadi saat di mana karyawan yang memiliki performa yang baik mendapatkan kompensasi dalam jumlah yang layak.

3. Kuartal

Sesuai dengan namanya, evaluasi kuartal adalah evaluasi yang diadakan 4 kali dalam setahun. Sistem evaluasi ini sangat ideal bagi perusahaan rintisan yang umumnya memiliki pola kerja serta melakukan perubahan yang cepat.

Itulah hal-hal penting terkait evaluasi kinerja karyawan yang perlu kamu ketahui. Tak perlu ragu untuk melakukannya, karena ini akan berdampak positif terhadap kesuksesan perusahaan.

Kemudian, untuk meningkatkan kemampuan dan keahlian karyawan, tak ada salahnya jika perusahaan mengakomodasi kursus online bagi mereka, baik dalam bidang bisnis dan manajemen hingga teknik. Perusahaan bisa memilih portal pembelajaran daring seperti GreatNusa yang menyediakan beragam materi berkualitas, serta didukung oleh praktisi profesional dan berpengalaman.