Kenali Etika Mengirim Email Lamaran Kerja Yang Harus Dipatuhi

Tahukah kamu bahwa kemajuan teknologi membawa kemudahan untuk melamar pekerjaan? Jika dulu kamu harus mendatangi perusahaan untuk mencari informasi lowongan kerja, maka kini kamu bisa mendapatkannya melalui bantuan internet. Bahkan, berbekal aplikasi pencari kerja, kamu bisa mendapatkan informasi sekaligus melamar posisi yang tersedia. Meskipun demikian, ada baiknya mempelajari etika mengirim email lamaran kerja lebih dulu untuk memperbesar peluang mendapat panggilan interview.

Mau Melamar Kerja? Pelajari 8 Etika Mengirim Lamaran Kerja Berikut Ini! 

Bagi kamu yang hendak mengirim lamaran, pastikan untuk memperhatikan sejumlah hal penting berikut ini.

1. Gunakan Alamat Email Profesional 

Sebelum mengirim lamaran kerja, periksa alamat email yang akan kamu gunakan. Hindari menggunakan alamat email yang mengandung kata kurang pantas, seperti ak03hn4dya@gmail.com. Selain terkesan kurang profesional, mengirim lamaran menggunakan alamat email tersebut hanya akan membuat HRD menganggap kamu tidak serius. Untuk menghindari hal tersebut, buatlah akun email baru yang lebih profesional menggunakan nama kamu, seperti nadyaputriharuna@gmail.com.

2. Subjek Harus Tepat 

Umumnya, sebagian besar perusahaan sudah menyertakan informasi mengenai penulisan subjek email pada lowongan pekerjaan. Namun, masih banyak pelamar yang kurang teliti sehingga melewatkan hal tersebut. Alhasil, subjek email hanya diisi seadanya. Sekalipun perusahaan tidak menentukan penulisan subjek email, bukan berarti kamu menyepelekan hal ini. Pasalnya, subjek email adalah bagian yang pertama kali dicek oleh HRD. Tanpa subjek jelas, email kamu akan dianggap tak memenuhi syarat. 

Untuk memperbesar peluang lolos seleksi, tulis subjek email sesuai ketentuan perusahaan. Jika tidak ada ketentuan, maka kamu bisa menuliskan nama lengkap dan posisi yang hendak kamu lamar sebagai subjek email. Cara ini akan memudahkan HRD menyortir email yang memenuhi persyaratan awal atau tidak. 

3. Cantumkan Cover Letter 

Mengosongkan badan email merupakan salah satu kesalahan yang kerap dilakukan pelamar kerja. Selain dianggap kurang sopan, mengirimkan file attachment tanpa badan email akan membuat HRD menilai kamu tidak profesional. Untuk menghindari hal ini, cantumkan cover letter di badan email. 

Cover letter dapat berupa perkenalan singkat mengenai siapa kamu kepada pihak HRD. Usahakan cover letter ditulis semenarik mungkin untuk memperbesar peluang lolos interview. Agar lebih jelas, simak format penulisan cover letter yang disukai oleh HRD berikut ini. 

• Pembuka – Sebutkan nama divisi atau perusahaan tujuan.
• Paragraf pertama – Informasi penemuan lowongan kerja dan posisi yang dilamar.
• Paragraf kedua – Alasan mengapa kamu cocok dengan posisi yang dilamar. Kamu bisa mempromosikan diri dengan menjelaskan kualifikasi dan pengalaman relevan yang dimiliki. Tulis juga kontribusi yang dapat kamu berikan apabila diterima. Namun, pastikan bahwa penjelasan tersebut belum tercantum di dalam CV.
• Paragraf akhir – Ucapan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan dan informasi bahwa kamu melampirkan CV atau dokumen pendukung lain yang dibutuhkan.
• Penutup – Hormat saya dan nama lengkap. 

4. Gunakan Bahasa Formal 

Menggunakan bahasa formal merupakan salah satu etika dalam mengirim email lamaran kerja. Pasalnya, surat lamaran kerja termasuk surat pribadi yang ditujukan ke lembaga resmi. Baik perusahaan, instansi, atau organisasi. Penggunaan bahasa santai akan dianggap sebagai perilaku yang kurang sopan dan tidak profesional.

5. Sertakan Signature Email 

Signature email mungkin terdengar asing sehingga jarang digunakan oleh pelamar kerja. Signature email umumnya berisi informasi kontak pengirim secara singkat, seperti nama, nomor telepon, alamat email, dan link profil LinkedIn. Kamu juga bisa menambahkan tanda tangan digital di akhir email sebagai footer. Meskipun tampak sepele, penggunaan signature email memberikan kesan positif dan profesional di mata HRD. 

6. Lampirkan Dokumen Pendukung 

Dokumen pendukung merupakan bagian penting yang harus kamu persiapkan. Kelengkapan berkas lamaran akan memudahkan HRD melakukan seleksi calon karyawan baru. Jika kriteria sesuai, maka kamu akan dipanggil untuk melanjutkan tahap selanjutnya, yakni wawancara.  

Umumnya, perusahaan memberi syarat pada calon karyawan untuk melampirkan Curriculum Vitae (CV) dan scan ijazah terakhir. CV berisi informasi mendasar mengenai diri kamu. Mulai dari tanggal lahir, riwayat pendidikan, pengalaman organisasi, kemampuan yang dimiliki, hingga prestasi. CV ditulis formal layaknya surat lamaran yang harus ditulis sesuai kaidah tata bahasa. Tulislah CV secara sistematis dan efektif. Gunakan huruf standar, yakni Times New Roman atau Arial ukuran 12. Kamu bisa membuat CV dalam format dokumen atau PDF. 

Apabila kamu melamar posisi yang berhubungan dengan hal kreatif, seperti desain grafis, content writer, videografer, atau fotografer, lampiran portofolio biasanya dibutuhkan untuk memudahkan HRD melakukan penilaian minat, bakat, dan kemampuan penunjang pekerjaan. Berbeda dengan CV, portofolio lebih menunjukkan potensi yang kamu miliki melalui hasil karya berupa tulisan, gambar, atau video. 

Dokumen pendukung lain yang biasanya diminta perusahaan adalah foto terbaru. Perhatikan syarat foto, apakah diharuskan menggunakan warna latar belakang tertentu, ukuran tertentu, atau justru dibebaskan asalkan sopan dan rapi. Umumnya, warna latar belakang foto lamaran kerja menyesuaikan KTP atau netral. Ukuran yang digunakan biasanya 3x4 atau 4x6. Meskipun foto lamaran kerja lebih sering diletakkan pada CV, sejumlah perusahaan mensyaratkan foto dikirim sebagai lampiran.

Agar kamu tampak lebih profesional, beri nama dokumen dengan format nama dan jenis dokumen. Contohnya, Nadya-CV.doc atau Nadya-Portofolio.pdf. Hindari melampirkan SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian), KK (Kartu Keluarga), dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) apabila tidak diminta oleh perusahaan. 

7. Ukuran CV dan Lampiran Tidak Boleh Terlalu Besar 

Saat kamu mengirim lamaran kerja melalui email, pastikan bahwa ukuran CV dan lampiran tidak terlalu besar. Meskipun tidak ada batasan pasti, ukuran idealnya tidak melebihi 1MB. Hindari mengirim CV dan lampiran dalam format RAR atau ZIP. Lampiran RAR atau ZIP dinilai tidak efisien dan menambah pekerjaan HRD untuk mengekstrak file lebih dulu. 

8. Kirim Di Waktu Tepat 

Tak dapat dimungkiri bahwa waktu pengiriman email lamaran kerja juga memengaruhi besar kecilnya peluang kamu diterima atau tidak. Disarankan untuk mengirim lamaran di jam kerja, sekitar pukul 09.00 sampai 16.00 WIB. Meskipun demikian, waktu pengiriman terbaik adalah pukul 06.00 sampai 10.00 WIB. 

Di waktu tersebut, HRD memiliki tingkat semangat tinggi untuk mengecek lamaran yang masuk. Lain halnya dengan lamaran yang dikirim setelah pukul 16.00. HRD biasanya sudah lelah dengan pekerjaan sehingga akan dibaca di hari berikutnya. Bahkan, tak menutup kemungkinan email yang kamu kirim terselip di antaranya banyaknya email kandidat lain. 

Demikianlah informasi mengenai etika mengirim email lamaran kerja yang perlu kamu pahami untuk memperbesar peluang lolos seleksi. Bagi kamu yang ingin mendapatkan pekerjaan bergaji tinggi, tingkatkan kemampuanmu melalui portal pembelajaran daring GreatNusa. Kamu akan dibantu oleh tenaga pengajar berkualitas. Berbekal teknologi online yang dapat diakses kapan saja, kamu bisa mempelajari berbagai materi, seperti materi tentang pengembangan diri yang akan membuatmu siap secara karakter di dunia kerja, di mana saja. Nah, apa lagi yang kamu tunggu? Yuk, daftar kursus GreatNusa untuk masa depan gemilang!