Efisien Adalah: Pengertian, Perbedaan dan Cara Meningkatkannya

Efisien adalah hal yang diinginkan oleh banyak orang dalam menyelesaikan pekerjaan. Kamu tidak harus menginvestasikan lebih banyak waktu dan tenaga yang diperlukan dalam pengerjaan tugas sehingga bisa digunakan untuk hal-hal lain yang lebih produktif. Di sisi lain, ada pula istilah efektif yang juga diperlukan supaya hasil pekerjaan menjadi lebih optimal.

Apakah efisiensi selalu menjadi pilihan terbaik dalam menyelesaikan tugas? Apakah efisiensi selalu menghasilkan hasil yang maksimal? Itulah pertanyaan yang sering muncul dalam benak kita saat memilih cara terbaik untuk menyelesaikan tugas. Simak artikel ini untuk menjawab kebingungan tersebut.

Pengertian Efisien

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mendefinisikan efisien sebagai sesuatu yang tepat atau sesuai untuk menyelesaikan tugas. Efisien juga berarti mampu menyelesaikan tugas secara tepat, cermat, dan berdaya guna. Pekerjaan bisa dikatakan selesai secara efisien jika tidak membuang waktu, tenaga, dan biaya yang tidak diperlukan.

Para ahli memiliki definisi yang lebih rinci tentang efisien. S.P. Hasibuan mendefinisikan efisien sebagai perbandingan terbaik antara hasil pekerjaan dan sumber daya yang digunakan dalam mengerjakan sesuatu. Sedangkan Mulyadi menjelaskan bahwa efisien merupakan ketepatan cara dalam melakukan sebuah tugas atau usaha tanpa harus membuang sumber daya yang tidak diperlukan.

Pengertian Efektivitas

Bagaimana dengan efektivitas? Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mengartikan efektif sebagai suatu hal atau usaha yang memiliki efek atau hasil positif. Efektif juga berarti upaya untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan dan menggunakan ketepatan waktu sebagai salah satu faktor pentingnya.

Para ahli juga memiliki pendapat tersendiri mengenai arti kata efektif. Menurut Hidayat, efektif dapat diukur berdasarkan jumlah target yang telah dicapai dari segi kuantitas, kualitas, atau waktu. Makin besar persentase target yang tercapai, makin besar pula efektivitasnya. Sedangkan Sondang P. Siagian menjelaskan bahwa efektif merupakan pemanfaatan sumber daya, sarana, dan prasarana untuk menghasilkan barang atau kegiatan tertentu.

Baca Juga : Apa Saja Perbedaan Pemimpin dan Manajer?

Perbedaan Efisien dan Efektif

Kamu pasti sering mendengar istilah efisien dan efektif secara bersamaan sehingga menyangka bahwa keduanya memiliki makna yang sama pula. Pasalnya, efisien dan efektif merupakan dua hal yang berbeda.

Perbedaan antara efektif dan efisien terletak pada fokus utama dalam menyelesaikan suatu tugas atau mencapai tujuan yang diinginkan. Efisiensi lebih fokus pada cara yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Efisiensi mengutamakan cara yang paling hemat dalam penggunaan sumber daya yang tersedia. Namun, waktu pengerjaan bisa lebih lama karena fokus pada penghematan sumber daya.

Sementara itu, efektif lebih mengutamakan pencapaian tujuan. Dalam mengambil tindakan, efektivitas memilih cara yang paling tepat untuk mencapai tujuan tersebut. Hasilnya, waktu pengerjaan lebih cepat, tetapi biaya dan sumber daya yang dikeluarkan juga lebih banyak.

Memilih yang Terbaik di Antara Efisiensi dan Efektivitas

Efektivitas dan efisiensi sama-sama penting dalam melakukan pekerjaan. Pekerjaan yang dilakukan secara efisien tetapi kekurangan efektivitas bisa menghabiskan terlalu banyak waktu dan sumber daya. Selain itu, mengutamakan efisiensi justru berisiko tidak memprioritaskan proyek yang tepat sehingga waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan lebih banyak.

Sebaliknya, pekerjaan yang memprioritaskan efektivitas di atas efisiensi memang fokus pada tugas-tugas yang tepat. Namun, mereka tidak menghasilkan pekerjaan secara cepat dan konsisten. Oleh karena itu, kamu perlu mengidentifikasi pekerjaan yang perlu dilakukan supaya berjalan lebih efektif sebelum mengutamakan efisiensi. Setelah menerapkan efektif, barulah kamu bisa mengoptimalkan pekerjaan dan melakukannya lebih efektif.

Baca Juga : Ketahui 10 Jenis-Jenis Leadership yang ada di Perusahaan

Cara Meningkatkan Efisiensi

Efektivitas dan efisiensi perlu ditingkatkan supaya kamu bisa mengerjakan tugas lebih optimal. Mari kita mulai dengan membahas cara meningkatkan efisiensi dahulu.

1. Tentukan Tujuan yang Realistis

Tujuan sangat penting supaya kamu bisa menyelesaikan tugas lebih sukses. Kamu justru akan kehilangan arah dan motivasi untuk melakukan pekerjaan tanpa tujuan yang jelas. Selain itu, kamu juga perlu membuat tujuan yang realistis untuk meningkatkan efisiensi kerja. Ciri-ciri tujuan realistis yaitu bisa dicapai menggunakan pikiran, tingkat motivasi, jangka waktu, dan kemampuan yang kamu miliki.

2. Kelola Waktu dengan Efektif

Penting sekali belajar mengelola waktu supaya kamu bisa menyelesaikan pekerjaan yang menumpuk. Kamu juga tidak akan putus asa meskipun banyak pekerjaan yang harus dilakukan. Lakukan manajemen waktu yang baik dengan membagi pekerjaan atau tugas sesuai skala prioritas dan tenggat waktu. Konsistenlah terhadap jadwal yang dibuat supaya kamu bisa menyelesaikan setiap pekerjaan sesuai tingkat energi yang dimiliki.

3. Hilangkan Distraksi

Distraksi seperti notifikasi dari ponsel atau media sosial dapat mengganggu fokus kamu dalam bekerja. Matikan notifikasi tersebut atau posisikan ponsel di tempat yang tidak bisa dijangkau selama jam kerja. Hal ini dapat meningkatkan fokus serta mengurangi distraksi yang menghambat penyelesaian tugas.

4. Ciptakan Lingkungan yang Mendukung Produktivitas

Tempat kerja yang bersih dan nyaman dapat meningkatkan produktivitas dan motivasi dalam bekerja. Baik di kantor maupun di rumah, jagalah area kerja agar tetap bersih dan rapi sehingga nyaman digunakan selama bekerja. Sediakan tempat duduk yang ergonomis, jaringan internet yang memadai, dan perangkat yang lengkap. Kamu juga bisa menyetel musik favorit atau meletakkan tanaman di meja untuk menciptakan suasana yang nyaman.

5. Beristirahat dengan Cukup

Istirahat yang cukup sangat penting untuk menjaga kesehatan tubuh dan mental Anda. Istirahat yang cukup dapat meningkatkan efisiensi kerja karena kamu akan lebih fokus ketika berada dalam kondisi tubuh yang lebih segar dan bugar.

Baca Juga : 8 Cara Meningkatkan Produktivitas Karyawan Secara Efektif

Cara Meningkatkan Efektivitas

Selain efisiensi, kamu juga perlu meningkatkan efektivitas supaya bisa bekerja lebih optimal. Bagaimana caranya? Ikuti langkah sederhana berikut ini.

1. Bekerja Sesuai SOP

Standard Operational Procedure alias SOP berguna supaya kamu bisa bekerja lebih efektif. Kamu bisa menggunakan SOP sebagai acuan untuk melakukan pekerjaan, target yang harus dicapai, dan tenggat waktu pekerjaan. Standar kerja yang baik juga membantu kamu dalam mengukur pekerjaan yang telah dilakukan sehingga setiap pekerjaan akan lebih terarah.

2. Bekerja di Lingkungan yang Kondusif

Lingkungan yang kondusif ternyata berpengaruh juga terhadap efektivitas dalam bekerja. Ketika bekerja di tempat yang nyaman, kamu akan lebih fokus sehingga menghasilkan performa kerja yang lebih baik. Lingkungan kerja ini tidak hanya berbicara soal fasilitas, tetapi juga hubungan yang baik bersama rekan kerja maupun atasan.

3. Meningkatkan Keterampilan

Pekerjaan akan lebih efektif kalau kamu memiliki kemampuan dan pengetahuan yang memadai. Oleh karena itu, rajinlah mengikuti pelatihan atau kursus yang berguna untuk meningkatkan kemampuanmu. Kamu bisa mengikuti kursus daring yang tersedia di GreatNusa sesuai kompetensi yang ingin dicapai, seperti teknologi informasi (TI), desain dan seni, statistika, bahkan ekonomi dan bisnis.

4. Meyakinkan Diri Sendiri

Efektivitas lahir karena kamu meyakinkan dirimu sendiri untuk menyelesaikan tugas secara tepat waktu dan sesuai target yang ditetapkan. Kamu juga bisa mencari motivasi untuk meningkatkan semangat kerja dari mana pun, termasuk media sosial yang sering digunakan. Jangan takut untuk berinovasi menggunakan ide baru yang dipikirkan untuk mencapai kemajuan dalam bekerja.

5. Mengapresiasi Diri Sendiri

Terakhir, jangan lupa untuk mengapresiasi diri sendiri apabila berhasil menyelesaikan pekerjaan secara efektif. Berikan apresiasi atau rewards berupa makanan atau hal apa pun yang kamu sukai. Tidak ada salahnya mengambil cuti sebagai bentuk apresiasi sekaligus beristirahat sejenak sebelum kembali bekerja.
Langkah terbaik untuk bekerja lebih efektif dan efisien adalah memprioritaskan tugas secara tepat dan terorganisasi. Gunakan matriks Eisenhower supaya kamu lebih terampil dalam menyusun tugas yang harus dikerjakan. Masih bingung dalam menggunakan matriks ini? Jangan khawatir, ikuti saja kursus Eisenhower Matrix: Tool Sederhana untuk Menyusun Prioritas Tugas dari GreatNusa! Kamu juga akan mempelajari cara otak bekerja sehingga bisa memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting. Ayo, ikuti kelasnya untuk menemukan trik menyelesaikan tugas yang lebih produktif untuk kariermu!