Performance management system adalah pendekatan strategis untuk mengelola dan mempertahankan peningkatan kinerja baik individu maupun tim. Pendekatan ini merujuk pada efektivitas kinerja karyawan yang berfokus pada pengembangan dan penyelarasan tujuan agar meningkatkan efektivitas perusahaan.

Proses pendekatan ini berdasarkan definisi manajemen kinerja, di mana tujuan kinerja akan diukur dan memberikan umpan balik untuk meningkatkan kinerja baik individu maupun tim dalam organisasi tersebut.

Pengertian Performance Management System

Performance management system adalah pendekatan sistematis yang melibatkan karyawannya dalam meningkatkan efektivitas perusahaan melalui peningkatan kinerja yang signifikan. Proses tersebut dibangun untuk mengomunikasikan tujuan yang harus dicapai dan memperkuat responsibilitas setiap individu dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

1. Definisi Performance Management System

Sejak kemunculannya yang pertama kali dalam sebuah konsep, definisi dari performance management system telah banyak mengalami perubahan dan perkembangan. Saat ini prosesnya telah  berkembang menjadi sistem berkelanjutan yang memastikan karyawan bekerja secara efisien.

Definisi Performance management system adalah proses berkelanjutan yang mengidentifikasi, mengukur, dan mengembangkan kinerja orang-orang dalam organisasi, kemudian menyerasikan kinerja dengan tujuan strategis organisasi. Sebuah proses pengamatan, memberi pembinaan, serta umpan balik yang dilakukan terus-menerus untuk mencapai sasaran dan sesuai dengan tujuan organisasi.

2. Fungsi Performance Management System

Performance management system membantu pemimpin untuk mengetahui secara gamblang kinerja dari setiap orang dalam perusahaan. Mengapa demikian? Karena fitur dalam sistem ini akan memastikan setiap kemampuan yang diperlihatkan melalui hasil kinerja.

Fungsi sistem ini akan  memberikan informasi yang valid dan berguna untuk membuat keputusan administratif tentang karyawan. Di mana hal tersebut berhubungan dengan penyesuaian gaji, promosi, bahkan retensi karyawan.

Baca Juga : Apa Itu Manajemen Bisnis dan Penerapannya dalam Dunia Kerja

Komponen Performance Management System

Pendekatan strategis ini merupakan upaya untuk melibatkan karyawannya dalam sebuah proses mengembangkan kualitas kerjanya. Tujuannya jelas, agar efektivitas perusahaan berjalan sesuai visi dan misi dan bergerak lebih baik mencapai tujuan mereka.

1. Tujuan dan Sasaran Kerja

Agar pekerjaan menjadi efektif dan efisien maka harus melakukan perencanaan pekerjaan dan menetapkan sasarannya. Karyawan akan dilibatkan untuk merencanakan pekerjaan dan membantu mereka untuk memahami tujuan dari perusahaan.

Para karyawan diberikan informasi yang gamblang tentang apa yang perlu dilakukan, bagaimana mereka harus melakukan tugas-tugas mereka, dan alasan mengapa semua langkah itu perlu untuk diterapkan. Para karyawan juga perlu mengetahui tingkat responsibilitas seperti apa yang diperlukan dalam bekerja.

Selain perencanaan kerja, sasaran kerja yang ingin dicapai perlu diketahui. Sasaran ini akan dinilai sebagai bentuk pencapaian dan sejauh mana tingkat keberhasilan mereka selama melakukan proses yang ditentukan. Hasil kinerja yang terukur ini kemudian akan dinilai dan diverifikasi secara merata.

2. KPI dan Penilaian Kinerja

Key performance indicator atau KPI adalah sebuah alat ukur yang menilai tingkat pencapaian karyawan dalam melakukan tugasnya. Penilaian kinerja secara berkala dengan cara ringkasan penilaian terukur tentang pencapaian karyawan.

Pemimpin akan menilai berdasarkan hasil kinerja apakah dari tujuan dan sasaran yang ditetapkan telah tercapai atau masih kurang dari harapan. KPI akan berfungsi untuk mengukur hal tersebut karena kinerja dari karyawan akan memengaruhi hasil dari KPI.

3. Pemberian Feedback

Umpan balik adalah upaya konstruktif melalui sejumlah saran yang terukur dan diperuntukan bagi karyawan. Dalam penerapannya umpan balik membantu karyawan dan organisasi mencapai budaya yang lebih baik.

Berdasarkan Forbes, sekitar 73% karyawan memandang bahwa umpan balik sangat penting tetapi hanya ada sepertiga dari mereka yang menerima saran tersebut. Hal itu terjadi karena umpan balik yang diberikan tidak cukup memadai dan isinya tidak terpusat pada inti malahan terlihat negatif. Akibatnya, tujuan sebenarnya dari umpan balik tidak tercapai.

Maka, umpan balik yang baik adalah terpusat kepada hal yang ingin dibangun sehingga maksud dan tujuan yang ingin dicapai dapat terealisasikan dengan benar. Saran yang diberikan juga membangun dan diterima sepenuhnya. Cara ini akan berdampak bagi peningkatan karyawan dan organisasi atau perusahaan.

4. Perencanaan dan Pengembangan Karier

Prestasi, bobot, dan produktivitas kerja akan memengaruhi perencanaan dan pengembangan karier karyawan. Tentu tiga aspek tersebut menjadi dasar penilaian yang telah direalisasikan melalui prosedur pelatihan dan sejumlah umpan balik yang membangun. Potensi dan kemampuan yang mengalami kemajuan dipertimbangkan untuk mendapatkan promosi sebuah jabatan atau kenaikan level. Demikian melalui sejumlah proses yang terukur, dapat membantu karyawan untuk mengembangkan kariernya.

Baca Juga : Apa Fungsi dari Sistem Operasi Bisnis yang Dapat Membantu Perusahaan?

Keuntungan Implementasi Performance Management System

Karyawan adalah aset bagi perusahaan, di mana mereka yang berkinerja tinggi berkontribusi pada seberapa organisasi untuk mencapai misi dan tujuannya. Performance management system mendorong produktivitas karyawan melalui penetapan tujuan, penilaian kinerja, dan umpan balik.

1. Meningkatkan Kinerja Karyawan

Pendekatan strategis dari sistem ini akan berfungsi untuk meningkatkan kinerja karyawan melalui pengembangan kemampuan serta umpan balik yang membangun. Karena itu menerapkan sistem ini secara tepat akan mengarah kepada efektivitas karyawan dan perusahaan.

Cara yang sangat tepat untuk membantu karyawan mencapai potensi yang maksimal. Memberikan arahan, pembinaan, serta masukan atau saran yang tepat untuk bisa memaksimalkan kinerjanya.

2. Meningkatkan Produktivitas dan Kualitas Kerja

Realisasi dari tujuan-tujuan yang ditetapkan melalui pendekatan ini membuktikan bahwa karyawan telah berhasil untuk memakmilkan dan memiliki kemampuan yang memadai untuk menjalankan rencana, mengerjakan tugas, dan mencapai tujuan.

Prestasi kerja yang tinggi telah dihasilkan dari proses yang terukur. Pengamatan, penilaian, dan umpan balik. Sehingga kapasitas meningkat, produktivitas kerja juga meningkat.

3. Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Kepuasan kerja berkaitan erat dengan pencapaian yang telah direalisasikan melalui pendekatan sistem ini. Merangsang perkembangan dan kemajuan yang signifikan terkait suatu proses kerja sehingga memunculkan rasa puas terhadap keberhasilan yang diraih. Pada akhirnya sistem ini juga akan meningkatkan motivasi, inisiatif, serta responsibilitas dalam bekerja pada karyawan.

4. Meningkatkan Retensi Karyawan

Berdasarkan Forbes yang mengutip sebuah survei, mengatakan bahwa transfer knowledge melalui sistem pengembangan kemampuan dapat menghasilkan nilai retensi yang tinggi. Karyawan beranggapan bahwa transfer knowledge atau investasi dalam nilai mereka adalah bagian yang penting sehingga mereka ingin menjadi bagian dari perusahaan yang telah mendorong pertumbuhan.

Sistem ini memberikan banyak manfaat termasuk meningkatkan keterlibatan dan retensi karyawan. Sehingga mendorong mereka untuk memiliki pemikiran yang inovatif, dan memberikan keuntungan serta keunggulan kompetitif bagi perusahaan.

Baca Juga : Mengenal Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Langkah Implementasi Performance Management System

Performance management system terbukti dapat mendorong pertumbuhan kinerja yang signifikan dalam melaksanakan tugas-tugas. Mengimplementasikannya dalam organisasi atau perusahaan akan membawa kemajuan bagi karyawan dan perusahaan itu sendiri. Maka, jika ingin menerapkannya, perlu mengetahui bagaimana cara untuk menyusun sistem tersebut. 

1. Membuat Rencana Implementasi

Pada tahap awal sebelum merealisasikan performance management system ada beberapa tahap yang harus dipersiapkan. Langkah awal adalah menyusun rencana kerja strategis yang diselaraskan dengan tujuan perusahaan. 

Rencana strategis ini kemudian disampaikan kepada karyawan dengan tujuan dan target yang harus dicapai oleh individu atau tim. Merencanakan tujuan strategis ini perusahaan harus menerapkan kerangka kerja SMART atau specific, measurable, achievable, dan  time oriented.

2. Menentukan KPI dan Penilaian Kinerja

Setelah memiliki kerangka kerja atau rencana strategis kerja hal berikut yang dilakukan adalah menentukan standar KPI serta sasarannya. Standar ini akan digunakan untuk menilai serta mengevaluasi kualitas kinerja dari individu maupun tim.

Sebelum menerapkan KPI perusahaan harus Uraikan dengan jelas deskripsi pekerjaan serta tujuan yang ingin dicapai dalam pekerjaan tersebut.

Hal ini dilakukan agar setiap karyawan memahami dengan jelas deskripsi pekerjaan yang diberikan kepadanya dan memahami bagaimana dengan benar.

Berikutnya adalah tetapkan target jangka pendek maupun jangka panjang, dan semua rencana strategis ini akan dinilai berdasarkan pencapaian atau hasil kinerja karyawan yang akan menentukan KPI karyawan.

3. Membuat Mekanisme Pemberian Feedback

Mekanisme umpan balik disediakan oleh perusahaan memiliki peran yang penting. Perusahaan menggunakan mekanisme ini untuk memfasilitasi serta mengomunikasikan penilaian kinerja berdasarkan standar KPI serta sasaran yang ditentukan.

Perusahaan ingin memahmi apakah mereka kurang berprestasi atau mereka telah mencapai sasaran tersebut. Apakah mereka membutuhkan pelatihan, dan dukungan lain untuk mengembangkan kemampuan. Dan, apakah cara ini tepat atau harus ditingkatkan.

4. Membuat Rencana Pengembangan Karier

Pengembangan karier merupakan bagian terintegrasi dari performance management system. Perusahaan ingin memahami dengan jelas pilihan karier dari setiap karyawan dan yang perlu mereka dikembangkan. Dan mengenai hal itu, perusahaan ingin mendorong dan memberi dukungan untuk mencapainya. Pengembangan karier akan meningkatkan motivasi. Dan, karyawan lebih banyak terlibat dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. 

5. Evaluasi dan Penyempurnaan

Bagian terakhir adalah evaluasi dan penyempurnaan di mana dalam tahap ini perusahaan akan melakukan penilaian yang akurat atas kinerja  yang telah dilakukan atau yang sedang berlangsung secara signifikan.

Fitur dari proses ini adalah menawarkan dukungan yang lebih signifikan dan kemudian menyempurnakan hal tersebut menjadi sebuah tindakan nyata yang membawa Kemajuan dan perkembangan.

Performance management system adalah suatu sistem yang terpusat pada upaya untuk pengelolaan kinerja perusahaan sambil memerhatikan kontribusi setiap karyawan. Dalam menerapkan sistem ini, perusahaan harus memiliki tujuan yang jelas dan terstruktur.

Secara keseluruhan performance management system memberikan manfaat yang sangat besar bagi perusahaan dan dapat meningkatkan kinerja serta produktivitas karyawan. Karyawan juga lebih termotivasi dan memiliki tujuan yang jelas.
Performance management system memang sangat dibutuhkan perusahaan, tetapi menjadi pemimpin yang terampil juga lebih penting untuk memandu jalannya perusahaan. GreatNusa dapat menjadi solusi untuk pengembangan kepemimpinan agar mampu membangun tim yang solid.