Manajemen Personalia: Tugas, Fungsi, dan Syaratnya

Manajemen personalia termasuk salah satu divisi perusahaan dengan peranan cukup penting. Tugas utama divisi ini  adalah merekrut karyawan dan mengembangkan potensinya. Dalam praktiknya, peranan ini diharapkan mampu meningkatkan performa perusahaan.

Pengertian Manajemen Personalia

Sebelum memasuki perannya di dalam suatu perusahaan, kamu harus mengetahui pengertian manajemen personalia. Tujuan manajemen personalia adalah manajemen sumber daya manusia yang artinya mengalokasikan, melatih, serta mengembangkan sumber daya manusia (SDM) berdasarkan kebutuhan setiap bagian di sebuah perusahaan. Namun, apa yang membedakannya dengan HRD?

Meskipun keduanya sama-sama mengelola sumber daya manusia, kenyataannya dua hal tersebut memiliki lingkup kerja berbeda. HRD cenderung fokus pada sumber daya manusia dan segala kebutuhan mereka. Sedangkan personalia berurusan dengan segala masalah administratif yang mendukung fungsi HRD.

Bidang manajemen personalia ini memastikan bahwa setiap sumber daya manusia memiliki kualitas yang dibutuhkan. Setidaknya ada 4 macam kegiatan manajemen personalia, yaitu rekrutmen, pengembangan, pemeliharaan, dan pemberian kompensasi.

Apa Peran Manajemen Personalia di Perusahaan?

Setelah mengetahu pengertian manajemen personalia, berikutnya adalah ulasan mengenai peran manajemen personalia di suatu perusahaan. Seperti yang sudah dibahas sedikit di atas, peran manajemen personalia ini adalah untuk merekrut dan mengembangkan potensi karyawan di suatu perusahaan. Peran ini hampir sama dengan HRD, tapi secara prinsip kedua divisi memiliki perbedaan cukup signifikan.

Peran manajemen personalia di sebuah perusahaan biasanya tidak semata soal merekrut dan menyediakan pelatihan untuk karyawan. Manajemen personalia ini juga fokus kepada pengadministrasian personalia, mulai dari perencanaan, pembuatan peraturan, hingga penyimpanan database karyawan.

Secara teknis, peran dan fungsi manajemen personalia sangat mendukung fungsi utama HRD. Tanpa adanya divisi personalia, HRD tidak bisa menjalankan tugasnya di perusahaan dengan baik. Kedua divisi tersebut memang seharusnya bersinergi untuk memastikan pilar dasar perusahaan tetap kokoh.

Jadi walaupun berbeda, HRD dan manajemen personalia ini kerap bekerja berdampingan dan melengkapi peran mereka satu sama lain. Peran dan tugas atau kewajiban tentu saja berbeda. Lalu, apa tugas serta tanggung jawab divisi personalia dalam suatu perusahaan?

Baca Juga: Mengenal Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Apa Saja Tugas dan Tanggung Jawab Manajer Personalia?

Perannya yang lebih fokus pada hal-hal administratif membuat manajemen personalia memiliki beberapa jobdesc yang rinci. Tugas manajemen personalia pasti berhubungan dengan sumber daya manusia (SDM) atau karyawan dalam suatu perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah:

• Mengadakan proses rekrutmen calon karyawan dan memastikan bahwa setiap individu memiliki keterampilan serta kemampuan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
• Menyusun anggaran tentang calon karyawan dan menentukan berapa jumlah yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan setiap divisi dalam suatu perusahaan.
• Membuat rencana kerja karyawan yang berisi rincian tanggung jawab dan spesifikasinya untuk memastikan semua berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku di perusahaan.
• Membuat, menyimpan, serta mengelola database karyawan dan memperlakukannya sebagai sebuah aset berharga. Inilah mengapa, tim divisi personalia biasanya tidak hanya menyimpan database tersebut dalam bentuk hard file, tetapi juga soft file dan bahkan digital. Dalam praktiknya, mereka juga tidak ragu memanfaatkan teknologi berupa software khusus agar pekerjaan yang dilakukan lebih mudah.
• Memastikan bahwa setiap individu dan entitas mendapatkan fasilitas pengembangan skill sehingga mereka bisa berkembang dan berkontribusi maksimal terhadap kemajuan perusahaan.
• Mengatur, mengelola, dan menerapkan sistem absensi karyawan. Hal ini termasuk aturan cuti, libur karena sakit, jam masuk, waktu lembur, dan beberapa hal terkait lainnya.
• Mengatur segala hal tentang kesejahteraan karyawan melalui sistem penggajian (payroll) yang sesuai. Dalam praktiknya, divisi personalia akan menentukan pula berapa bonus, kompensasi, hingga benefit yang bisa didapatkan karyawan ketika mereka mampu memberikan kontribusi maksimal pada perusahaan.

Baca Juga: Definisi dan Cara Evaluasi Kinerja Karyawan

9 Keterampilan dan Kemampuan yang Dibutuhkan Manajer Personalia

Melihat betapa pentingnya peran manajemen personalia dan betapa rumit tugas serta kewajibannya, jangan heran apabila divisi ini diisi dengan sumber daya manusia dengan keterampilan khusus yang belum tentu dimiliki oleh divisi lain. Sebagai referensi, berikut beberapa skill yang wajib dikuasai oleh seorang manajer personalia:

1. Multitasking

Memiliki skill tenaga kerja yang cukup detail membuat sumber daya manusia yang bekerja di divisi personalia harus memiliki kemampuan multitasking atau melakukan beberapa pekerjaan dalam waktu bersamaan. Hal ini penting karena personalia tidak hanya mengurus satu divisi tetapi semua entitas yang ada di perusahaan. Keterampilan multitasking tentu sangat membantu menyelesaikan semuanya sesuai dengan target yang diharapkan.

2. Kemampuan Organisasi yang Baik

Selanjutnya, seseorang yang bekerja di manajemen personalia juga wajib memiliki kemampuan organisasi yang baik sebab mereka adalah jantung perusahaan. Tanpa kemampuan organisasi yang baik, segala hal tentang divisi personal akan berantakan dan menyebabkan perusahaan dalam kondisi tidak stabil.

3. Adil

Dalam menjalankan tugasnya manajemen personalia akan berhadapan dengan kebutuhan tenaga kerja dan kepentingan perusahaan. Inilah mengapa seorang manajer personalia wajib tahu prioritas perusahaan. Kita tidak bisa mengabaikan kebutuhan karyawan, tidak juga menafikan kepentingan perusahaan. Keduanya harus seimbang demi stabilnya kondisi dan kondusifnya lingkungan kerja di suatu perusahaan.

4. Memahami Kondisi Psikologi Manusia

Berhubungan dengan kinerja karyawan pasti membuat divisi manajemen personalia ini berinteraksi dan berhubungan baik dengan berbagai jenis manusia. Inilah mengapa divisi personalia butuh skill psikologi untuk memahami kondisi setiap karyawan dan memastikan bahwa selama bekerja mereka dalam kondisi stabil. Kemampuan ini juga akan memudahkan bagian personalia untuk membagi tugas, membebankan kewajiban, dan memastikan bahwa tidak ada karyawan yang mengalami masalah ketika menjalankan tugas mereka.

5. Komunikatif

Tidak hanya memahami setiap karyawan, seseorang yang bekerja di divisi manajemen personalia juga dituntut untuk memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan cukup supel. Seperti yang sempat disebut pada keterampilan psikologis, manajer personalia akan berinteraksi dengan berbagai jenis orang. Artinya, setiap orang tersebut pasti memiliki sifat berbeda. Tanpa skill komunikatif yang baik, berkomunikasi dengan orang-orang yang memiliki berbagai karakter tentu menjadi kendala. 

6. Memiliki Kemampuan Negosiasi

Skill tenaga kerja yang diperlukan sebagai manajer personalia adalah kemampuan negosiasi. Untuk menghindari miskomunikasi, seorang manajer personalia juga harus memiliki kemampuan negosiasi yang baik. Apalagi ketika mereka berhadapan dengan karyawan atau pimpinan perusahaan yang karakternya keras. Skill ini dibutuhkan agar setiap entitas bisa menerima kebijakan dan kepentingan umum dengan baik. 

7. Memiliki Kemampuan Problem Solving

Tidak hanya mampu bernegosiasi, seorang manajer personalia juga diharapkan mampu memberikan solusi bijak dalam setiap permasalahan yang ditemui. Tujuan utamanya tentu saja, untuk memastikan lingkungan perusahaan dalam kondisi kondusif sehingga setiap entitas bisa memberikan kontribusi maksimal.

8. Kemampuan Administratif

Pekerjaan yang berhubungan dengan segala hal bersifat administrasi ini tentu membutuhkan kemampuan administratif pula. Skill ini sendiri tidak melulu tentang dokumen atau sejenisnya, tetapi juga kemampuan seorang manajer personalia untuk memanfaatkan teknologi yang ada dan cukup terbuka dengan berbagai masukan selama tugas administratifnya terlaksana dengan baik.

9. Mampu Menjaga Rahasia Perusahaan

Terakhir, seorang manajer personalia juga diharapkan mampu menjaga nama baik serta citra perusahaan. Dalam praktiknya, divisi personalia juga akan memastikan setiap entitas yang ada di perusahaan turut berpartisipasi dalam upaya ini agar nilai perusahaan semakin baik dan kesempatan untuk berkembang lebih besar pun semakin nyata.

Baca Juga : Apa Itu Manajemen Bisnis dan Penerapannya dalam Dunia Kerja

Apa Saja Kualifikasi Manajer Personalia?

Ulasan tentang skill di atas membuat divisi ini membutuhkan orang-orang dengan latar belakang pendidikan dan kualifikasi yang mumpuni. Biasanya, perusahaan akan merekrut lulusan sarjana Psikologi, Hukum, atau bidang terkait lainnya untuk menempati posisi di divisi personalia.

Selain itu manajer personalia diharapkan memiliki pengetahuan yang baik tentang hukum perburuhan atau peraturan pemerintah lainnya terkait hal ini. Akan menjadi nilai lebih apabila karyawan juga mampu berbahasa asing, berpengalaman melakukan perekrutan, dan memahami berbagai hal terkait SDM di perusahaan.

Jadi, tertarik menjadi bagian dari divisi personalia? 

Untuk memastikan bahwa pendidikan formalmu sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan, selain berkuliah di jurusan terkait kamu juga bisa mengikuti kursus, khususnya kursus dalam bidang manajemen sumber daya manusia, di portal online seperti GreatNusa. Hal ini membuat kamu tidak hanya memiliki pengetahuan dasar tentang divisi personalia tetapi juga skill yang dibutuhkan untuk menjadi manajer personalia yang baik.

Itulah ulasan tentang manajemen personalia, semoga bermanfaat.