Dalam menjalankan sebuah bisnis terdapat serangkaian tugas-tugas yang disusun sedemikian rupa untuk mencapai tujuan dalam bisnis. Proses ini kemudian dirancang ke dalam sebuah konsep, dan strategi, termasuk bagaimana metode yang digunakan untuk promosi dan penjualan.

Perlu kita ketahui bahwa dalam menjalankan bisnis terdapat tantangan yang memiliki kesulitan berbeda-beda. Tetapi, bisnis harus melihat tantangan tersebut sebagai suatu cara untuk bertumbuh dan menemukan solusi. Artikel ini akan membantu kamu untuk memahami lebih luas mengenai proses bisnis dan manfaatnya.

Pengertian Proses Bisnis

Proses bisnis adalah sekumpulan tugas terkait pengembangan operasi dan sistem dalam bisnis dengan mengaitkannya terhadap sejumlah strategi yang dapat memajukan bisnis serta mencapai tujuan mereka. Semua faktor ini berkontribusi untuk menambah nilai dan meningkatkan kualitas layanan atau produk.

1. Definisi Proses Bisnis

Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas secara konsisten yang memiliki tujuan spesifik untuk membawa hasil maksimal terhadap pertumbuhan bisnis. Di dalam proses bisnis terdapat sejumlah pengoperasian sistem serta sumber daya manusia yang mendukung setiap fungsi dan tugas-tugas bisnis tersebut berjalan dengan baik.

2. Fungsi Proses Bisnis dalam Bisnis

Proses bisnis berfungsi sebagai pendekatan sistematis yang membantu organisasi untuk mencapai tujuan spesifik yang telah ditentukan. Proses bisnis juga membantu untuk memetakan setiap tugas dan aktivitas untuk memaksimalkan atau membuat setiap fungsi menjadi efektif. Selain itu, proses bisnis juga memberikan pandangan yang jelas untuk memahami cara kerja yang lebih baik.

Baca Juga : 5 Cara Membuat Bisnis Model Canvas dengan Mudah

Komponen Proses Bisnis

Proses bisnis yang baik memiliki komponen-komponen yang mendukung atas menjadi landasan dalam beroperasi. Berikut adalah komponen proses bisnis yang perlu diketahui.

1. Input

Input merupakan material yang memicu terjadinya suatu reaksi. Di mana dalam proses bisnis komponen input memiliki tiga aspek yang memengaruhi input tersebut. Pertama adalah sumber daya manusia yang berperan untuk memberikan kontribusi seperti bakat dan sikap yang benar untuk menggerakan organisasi.

Selain itu aspek berikutnya adalah bahan baku di mana dalam proses bisnis hal itu harus disediakan secara tepat waktu dan dengan biaya yang terjangkau. Aspek yang terakhir adalah informasi di mana dalam menjalankan proses bisnis harus bersamaan dengan prosedur dan sistem umpan balik yang dapat memastikan tujuan tercapai.

2. Aktivitas

Aktivitas harus memahami sudut pandang sistem, artinya dapat melakukan dan menjalankan setiap urutan proses bisnis dengan baik dan sesuai SOP. Selain itu, keseluruhan bagian-bagian tugas dan fungsinya dapat tercapai dan lebih optimal. 

3. Output

Output merujuk kepada efektivitas dan efisiensi dalam proses bisnis di mana secara keseluruhan akan memengaruhi dan membantu untuk mengevaluasi proses bisnis yang telah berjalan.

Baca Juga : Apa yang Dimaksud Dengan Strategi Bisnis? Seperti Apa Hal Ini Bisa Membantu Bisnis Anda?

Pentingnya Mengoptimalkan Proses Bisnis

Proses bisnis bekerja sebagai tools untuk mengoptimalkan semua fungsi dan tugas-tugas terkait agar semua komponen yakni input, aktivitas, dan output secara sinergis mencapai tujuan organisasi.

1. Meningkatkan Efisiensi Bisnis

Proses bisnis akan membantu organisasi untuk memaksimalkan output mereka sehingga baik waktu, bahan baku, uang, dan sumber daya yang dimiliki berjalan dengan maksimal. Artinya, dengan adanya proses bisnis maka organisasi dapat mengukur dan menilai setiap fungsi dan tugas-tugas terkait dalam setiap proses apakah semuanya telah bekerja secara maksimal atau perlu ditingkatkan.

2. Memperbaiki Kualitas Produk dan Layanan

Kinerja proses bisnis yang baik akan membantu untuk memperbaiki kualitas produk dan layanan. Di mana organisasi dapat melacak kekurangan dan berusaha untuk memperbaikinya sehingga kualitas akan meningkat. Selain itu, organisasi dapat mengevaluasi setiap kualitas dan terus melakukan perbaikan berkala dan mempertahankan kualitas dari produk dan layanan yang pada akhirnya dapat memengaruhi kepercayaan serta kepuasan pelanggan.

3. Mengurangi Biaya Produksi dan Operasional

Tentu saja proses bisnis yang efektif dan efisien akan memangkas biaya-biaya yang tidak diperlukan sehingga organisasi dapat mengalihkan dana tersebut kepada kegiatan strategis yang dapat membawa keuntungan atau manfaat bagi bisnis.

Tantangan dalam Mengoptimalkan Proses Bisnis

Proses bisnis harus bekerja secara optimal agar menghasilkan output yang maksimal tetapi tidak mudah untuk melakukannya karena beberapa tantangan dan kendala. Berikut tantangan yang dihadapi dalam mengoptimalkan proses bisnis.

1. Kompleksitas Bisnis

Setiap bisnis memiliki tingkat kompleksitas yang berbeda-beda, dan umumnya makin besar sebuah bisnis maka tingkat kompleksitasnya akan makin tinggi. Hal ini akan menjadi tantangan dalam sebuah organisasi untuk mengoptimalkan proses bisnis mereka agar efisien dan efektif. Mereka juga perlu memetakan setiap fungsi terkait jumlah produk, karyawan, investor, pemasok, sampai pelanggan dapat dijangkau secara menyeluruh.

2. Perubahan Lingkungan Bisnis

Lingkungan bisnis sangat berkaitan dengan faktor internal dan eksternal. Perubahan pada sistem ekonomi, munculnya pesaing baru, teknologi baru, sampai situasi hukum dan politik akan memengaruhi sebuah bisnis. Organisasi akan menghadapi tantangan tersebut dan menyesuaikan proses bisnis yang dapat berjalan sesuai perubahan yang terjadi.

3. Keterbatasan Sumber Daya

Menjalankan setiap fungsi dan proses bisnis tentu membutuhkan sumber daya manusia yang terampil dan ahli dalam melaksanakan tugas-tugas. Mereka ini dipercaya sebagai bagian yang terlibat untuk menjalankan, mengevaluasi, dan memajukan sebuah bisnis. Sehingga tanpa sumber daya yang terampil maka rencana strategis sebuah bisnis tidak dapat direalisasikan secara maksimal.

Baca Juga : Jenis Kepemimpinan dalam Manajemen Perusahaan

Peran Kepemimpinan dalam Mengoptimalkan Proses Bisnis

Seorang pemimpin akan bertugas untuk mengarahkan dan memandu jalan dalam sebuah bisnis. Mereka membuat dan menetapkan tujuan-tujuan serta mendorong para karyawan untuk mencapainya. Maka peran kepemimpinan sangat besar dalam menjalankan proses bisnis.

1. Menentukan Visi dan Strategi Bisnis

Seorang pemimpin akan bekerja untuk menentukan visi dan strategi bisnis bagi organisasinya. Mereka secara konsisten melakukan upaya yang maksimal untuk memajukan bisnis. Visi dan strategi disusun sedemikian rupa dan menyesuaikan dengan tujuan yang akan dicapai kemudian dikomunikasikan kepada karyawan untuk menjalankan fungsi mereka secara optimal. Sehingga visi maupun strategi yang diterapkan memberikan output yang sesuai.

2. Membangun Budaya Kerja yang Efektif

Seorang pemimpin juga akan berupaya untuk membangun budaya kerja yang efektif sehingga memengaruhi produktivitas para karyawan. Hal ini tentu akan membawa impak positif dan mendorong karyawan untuk secara maksimal bekerja sesuai fungsi mereka.

3. Meningkatkan Kolaborasi antar Tim

Kolaborasi antar tim akan memaksimalkan setiap fungsi dalam proses bisnis, itulah mengapa seorang pemimpin akan berupaya untuk meningkatkan kolaborasi antar tim dengan membangun budaya kerja yang efektif. Cara ini efektif untuk menyelesaikan setiap tugas dengan cepat dan sesuai target.

4. Mengukur Kinerja dan Memotivasi Karyawan

Setiap kinerja karyawan akan diukur secara cermat melalui sistem penilaian dalam sebuah bisnis. Karyawan yang kinerjanya belum maksimal dalam menjalankan fungsinya akan didorong untuk berkembang melalui pelatihan atau pengembangan keterampilan. Sehingga mereka dapat lebih efektif dalam bekerja dan termotivasi untuk menjalankan fungsinya secara optimal.

Cara Mengoptimalkan Proses Bisnis dengan Baik

Proses bisnis dapat dioptimalkan melalui cara-cara yang tepat agar setiap fungsi dan tugas-tugas dapat dilaksanakan dengan lancar. Berikut adalah cara untuk mengoptimalkan proses bisnis.

1. Identifikasi dan Analisis Proses Bisnis

Identifikasi dan analisis proses bisnis adalah sebuah cara atau metode yang dilakukan oleh sebuah bisnis untuk memeriksa proses internal bisnis  secara cermat dan mendalam. Hal ini dilakukan agar  setiap kerangka kerja dan fungsi yang sudah ditentukan agar lebih efektif dan efisien.

Tentu saja dengan melakukan metode ini organisasi juga dapat menyusun beberapa rekomendasi untuk perbaikan pada area yang dianggap lemah atau tidak bekerja secara maksimal. Setiap kebutuhan yang diperlukan dapat diidentifikasi dan dianalisis agar penentuan kebutuhan ini dapat menyesuaikan dan memberikan solusi terhadap setiap kerangka proses bisnis.

2. Identifikasi dan Analisis Risiko Bisnis

Mengidentifikasi dan melakukan analisis risiko bisnis agar bisnis dapat memahami dan mengetahui setiap langkah dan kemungkinan risiko yang mungkin terjadi. Mereka dapat mengestimasi besar atau kecil risiko serta meminimalisirnya. Sehingga setelah mengetahui itu semua mereka dapat membuat atau menyusun metode untuk mengelola risiko serta cara apa yang paling baik. 

3. Redesain Proses Bisnis

Redesain proses bisnis dilakukan setelah melalui identifikasi serta analisis proses bisnis dan risiko bisnis. Tahapan ini adalah untuk menyesuaikan kembali setiap kebutuhan dan kelemahan serta risiko yang mungkin terjadi. Melakukan redesain artinya proses bisnis ingin lebih dimaksimalkan dan dibuat lebih cocok dengan setiap kondisi dan perubahan.

4. Implementasi dan Pengukuran Kinerja Proses Bisnis

Setelah proses redesain dilakukan, selanjutnya akan diimplementasikan dan dilakukan pengukuran kinerja dari proses bisnis tersebut. Di mana bisnis akan terus mengevaluasi secara berkala dan melihat hasilnya apakah sesuai dengan kebutuhan atau membutuhkan perbaikan. Selain itu mereka juga akan mempertahankan dan meningkatkan kinerja agar makin baik.

Baca Juga : Kenali Karakteristik Kepemimpinan yang Perlu Dipelajari untuk Kesuksesan Kamu

Contoh Penerapan Mengoptimalkan Proses Bisnis pada Bisnis

Berikut adalah contoh penerapan untuk mengoptimalkan proses bisnis pada sebuah bisnis dengan membuat studi kasus bisnis.

1. Studi Kasus Bisnis A: Mengoptimalkan Proses Produksi untuk Meningkatkan Efisiensi dan Kualitas

Meningkatkan proses bisnis dengan mengoptimalkan proses produksi yang efisien dan efektif dapat dilakukan melalui beberapa tahap. Organisasi akan melakukan identifikasi dan analisis terhadap setiap tahap dalam proses produksi di mana mereka akan observasi dan mengukur pada area mana proses produksi menghabiskan waktu yang lebih lama.

Setelah itu tahapan rancang ulang proses akan dilakukan setelah mengetahui masalah dan area mana yang perlu perbaikan. Rancang ulang berguna untuk membuat alur atau proses produksi berjalan lebih baik dan terstruktur.

Organisasi harus memastikan pasokan bahan baku dan peralatan produksi selalu tersedia dan cukup sehingga proses produksi tidak mengalami keterlambatan. Selain itu, pelatihan karyawan juga perlu untuk memastikan mereka cukup terlatih dan terampil untuk melaksanakan fungsi dan tugas-tugas.

Setelah semua tahapan optimalisasi dilakukan, organisasi akan menerapkan standar kualitas untuk setiap proses produksi agar produk yang dihasilkan sesuai dengan ketentuan standar. Yang terakhir adalah organisasi melakukan evaluasi secara berkala dan terus-menerus untuk memastikan kualitas produksi tetap baik dan makin meningkat.

2. Studi Kasus Bisnis B: Mengoptimalkan Proses Pelayanan untuk Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Dalam menjalankan bisnis, kepuasan pelanggan juga menjadi salah satu indikator sebuah bisnis berjalan dengan baik atau tidak. Maka berdasarkan alasan itu, organisasi juga perlu meningkatkan kepuasan pelanggan.

Mereka harus mengenali dan memahami kebutuhan serta preferensi pelanggan agar dapat memberikan layanan yang tepat dan sesuai dengan apa yang pelanggan harapkan.

Untuk mengetahui hal tersebut maka organisasi harus menganalisis dan mencari tahu setiap kebutuhan dari pelanggan mereka. Dalam proses bisnis yang dijalankan apakah respons yang diberikan kepada pelanggan sudah cepat dan efektif atau masih belum maksimal. Selain itu untuk memperbaikinya organisasi dapat memilih untuk menggunakan chatbot dalam menjawab setiap permintaan pelanggan.

Mengevaluasi cara berkomunikasi yang diterapkan juga sangat penting untuk membantu mengatasi sebuah masalah yang dihadapi pelanggan. Setiap karyawan yang terlibat pada area itu harus diberikan pelatihan untuk meningkatkan kualitas pelayanan mereka.

Bagian yang terakhir, setiap proses dan perbaikan tetap dievaluasi secara berkala dan terus -menerus untuk meningkatkan dan mempertahankan proses pelayanan agar sesuai dengan standar dan makin efektif dan efisien.

Proses bisnis merupakan salah satu kerangka bisnis yang bekerja untuk mengelola serta memaksimalkan setiap fungsi dan tugas-tugas. Di mana organisasi menggunakan proses bisnis untuk mencapai apa yang mereka inginkan. Dalam menjalankan proses bisnis, mereka membutuhkan sokongan yang tepat mulai dari proses input, aktivitasnya, sampai output, semua harus tersusun dengan baik.
Kamu bisa mempelajari mengenai inovasi dalam membangun sebuah bisnis melalui wadah yang tepat dan profesional. GreatNusa wadah edukasi andal yang menyediakan pelatihan untuk inovasi dalam membangun bisnis secara gratis dan maksimal.